Koordinaattorin rooli asiakkaiden ja genetiikan laboratorion välillä

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Fimlab laboratoriot Oy genetiikan laboratorio. Genetiikan tutkimusten ja tilausten lisääntymisen myötä Fimlab genetiikan laboratoriossa haluttiin uudelleenorganisoida työnjakoa ja selkeyttää Fimlab genetiikan laboratoriossa työskentelevien henkilöiden työnkuvaa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda uusi tehtävänkuva genetiikan laboratorioon, genetiikan koordinaattori ja tavoitteena uuden työnkuvamallin avulla kehittää ja selkeyttää laboratorion toimintaa ja työnjakoa.

Opinnäytetyössä toteutettiin sähköiset kyselyt kolmelle kohderyhmälle: genetiikan laboratorion henkilöstölle, genetiikan laboratorion sisäisille asiakkaille ja Tampereen yliopistollisen sairaalan (TAYS) genetiikan tutkimuksia eniten tilaaville asiakkaille. Vastauksia kyselyistä saatiin genetiikan henkilöstöltä 19 kpl, sisäisiltä asiakkailta 31 kpl ja TAYS:n asiakkailta 15 kpl. Kyselyiden väittämät pisteytettiin asteikolla 1–5 ja avoimien kysymysten vastauksia ryhmiteltiin ja luetteloitiin. Kaikkien kyselyiden perusteella selvisi, että genetiikan koordinaattorille on tarvetta. Nähtiin hyvänä, että puheluihin ja sähköposteihin vastaa nimetty henkilö, koska aiemmin on ollut vaikeuksia tavoittaa genetiikan laboratorion henkilökuntaa, eikä ole ollut selkeää henkilöä, keneen ottaa yhteyttä. Tulosten perusteella genetiikan ohjekirjaa ja tutkimusten tilauskäytäntöjä tulisi selkeyttää. Tuloksia hyödynnetään uuden toimenkuvan työtehtävien suunnittelussa ja laboratorion käytäntöjen kehittämisessä.

Genetiikan koordinaattorin työnkuvaan kuuluu tällä hetkellä laboratorioon puhelimitse ja sähköpostitse tuleviin kysymyksiin ja tutkimuspyyntöihin vastaaminen. Genetiikan laboratorion henkilöstöltä tulevien kysymysten ja asioiden selvittely. Työtehtäviin kuuluu myös alihankittavista tutkimuksista vastaaminen, niin lähetys-, kuin vastausvaiheessa. Alihankittavien tutkimusten vastaamisessa voitaisiin jatkossa hyödyntää enenevässä määrin teknologiaa ja tekoälyä. Näin koordinaattorin työnkuvaa voisi laajentaa. Koordinaattorin menetelmäosaamista voisi jatkossa hyödyntää muun muassa kliinisessä laboratoriotyössä.

This thesis was made for the genetics laboratory of Fimlab Laboratories Ltd. Fimlab Genetics laboratory had a need to reorganize the division of work and clarify the job descriptions of personnel of the genetics laboratory because genetics test ordering and testing have been increasing. The aim of this study was creating a new job description for a genetics coordinator in the genetics laboratory. The goal of this study was to develop the operation of the genetics laboratory and clarify the job descriptions of the personnel.

In this thesis an electronic survey was implemented for three target groups, to the personnel of Fimlab’s genetics laboratory, the internal customers and the customers that order most genetics tests in the Tays central hospital. 19 persons of the genetics laboratory, 31 internal customers and 15 customers from Tays central hospital participated in the survey. The data of the survey were mainly analyzed by using statistical methods.

In conclusion, the role of the genetics coordinator is necessary. The role improves customer service of the genetics laboratory. Before this role, it was harder for the customers to contact the genetics laboratory’s personnel. It was unclear to the customers who to contact when there was a need to consult someone from the genetics laboratory. The results indicated that the laboratory manual of the genetics laboratory for professionals needed improving and genetic test ordering practices needed simplifying and clear instructions for the customers. The results were used in the planning of the new role and in the improving of the operation of the genetics laboratory.

The genetics coordinator´s job description includes customer service, for example helping customers to order genetic tests, taking care of outsourced genetic tests while shipping the samples to subcontracted laboratory, and loading the final report to the laboratory information system. In the future, Artificial Intelligence and technology could be used when loading the final reports to the laboratory information system. Then there would be a possibility to develop and expand the role of the genetics coordinator. The coordinators knowledge about genetic methods could be used more in clinical work.