Matka- ja kululaskujärjestelmän Power BI -raportoinnin kehittäminen

Abstract

Matka- ja kululaskujen hallinta on olennainen osa yrityksen talouden hallintaa, sillä se vaikuttaa suoraan kassavirtaan, budjetointiin ja verotukseen. Hyvin suunniteltu ja toteutettu matkakuluraportointi tarjoaa yrityksen johdolle laadukasta ja merkityksellistä tietoa päätöksenteon tueksi ja auttaa säästämään aikaa ja resursseja.

Tämän insinöörityön tarkoituksena oli tukea toimeksiantajayrityksen matkakuluraportointia hyödyntäen Power BI -raportointityökalua. Tavoitteena oli kehittää matka- ja kululaskujärjestelmän Power BI -raportointiratkaisu luomalla Power BI -raportti sekä raporttipohja, joka mahdollistaa konserniyhtiön eri tytäryritysten matka- ja kululaskujen tietojen esittämisen samassa raportissa.

Nykytila-analyysin suorittamisen yhteydessä haastateltiin järjestelmän pääkäyttäjiä ja muita asiantuntijoita, tutkittiin järjestelmän raportointimenetelmiä, osa-alueita ja toiminnallisuuksia sekä perehdyttiin kohdeyrityksen käyttämiin BI-työkaluihin ja integraatioihin. Teoriaosuudessa käsiteltiin matka- ja kululasku prosessia sekä matkakuluraportointiin ja Power BI -tietomallin rakentamiseen liittyviä käytäntöjä. Tietopohjan avulla sovellettiin parhaaksi todettuja käytäntöjä Power BI -tietomallin suunnitteluvaiheessa ja määriteltiin tarkemmin raporttisivujen sisällöt.

Insinöörityön tuloksena syntyi toimeksiantajayrityksen matka- ja kululaskujärjestelmän Power BI -raportti sekä -raporttimalli, jota tullaan jatkossa hyödyntämään myös asiakkaiden matkakuluraportoinnin kehittämisessä. Power BI -raportointiratkaisu tuo lisäarvoa yrityksen johdolle tarjoamalla tehokkaan tavan analysoida ja jakaa tietoja organisaation sisällä. Projektin myötä onnistuttiin luomaan vankka perusta entistä tehokkaammalle matka- ja kululaskujen seurannalle ja samalla asetettiin vahva pohja tulevalle kehitykselle ja parannuksille.

This thesis was conducted for a Finnish consulting company aiming to develop Power BI reporting for their travel and expense management system. The implementation of the automated Power BI reporting solution is intended to enhance the company's management capabilities by providing an effective way to analyze data, track travel expenses and share information across the organization. Power BI reporting solution assists the company and its management in obtaining high-quality and meaningful information for making business decisions and saving time and resources.

The thesis aimed to create a Power BI report for the travel and expense management system and a report template that allows the presentation of both the parent company’s and subsidiaries’ data in the same report. To comprehend the subareas and functionalities of the travel and expense management system as well as the company’s current BI tools and integrations a current state analysis was carried out. This involved interviewing the head users and other business experts and examining the functionalities of the travel and expense management system. Based on the findings of the current state analysis, the theoretical part covered the travel and expense process, reporting, and practices related to creating the Power BI data model. The knowledge base was then used to apply best practices in the design phase of the Power BI data model and to define the content of the report pages.

The outcome of this thesis includes the Power BI report solution for the travel and expense management system. The designed report template is intended for application in the ongoing development of the travel and expense reporting for clients utilizing the system. The project laid a solid foundation for more effective tracking of travel expenses and set a strong base for future development and improvements.