Välitystuotteiden hankinnan ennakoitavuuden kehittäminen

Abstract

Tämän työn toimeksiantajana on suomalainen ICT-alan yritys, joka toimii puolustus- ja viranomaisalalla. Tutkimusaihe käsittelee yrityksen välitystuotteita, niiden hankintaa ja sitä, miten ennakoivalla hankintatavalla voidaan parantaa yrityksen kykyä vastata paremmin asiakkaiden tarpeisiin. Välitystuotteilla yritykset täydentävät omia palvelu- tai tuotevalikoimiaan, ne valmistetaan joko kokonaisuudessaan tai osittain alihankkijoilla, ja niihin oleellisesti liittyvät myös immateriaaliomistusoikeudet. Työn tarkoituksena olikin kuvata välitystuotteiden hankinnan nykytila ja sen haasteet ja kerätä ideoita siihen, miten välitystuotteiden hankintaa tulisi kehittää, jotta hankinnalle saadaan luotua organisoidumpi sekä joustavampi prosessi.

Teoriaosuudessa käsiteltiin strategista ennakointia, ennakoivaa hankintatapaa sekä myös välitystuotekonseptia. Strategisen ennakoinnin avulla organisaatiot varautuvat tulevaan, mikä edellyttää monitahoista syy-seuraussuhteiden analysointia. Ennakoiva hankinta taas perustuu tarkkaan suunnitelmallisuuteen, joka nojaa tehtyihin päätelmiin tulevasta sekä olemassa oleviin käyttö- ja myyntiennusteisiin. Tarkasti ennustetut ja oikein ajoitetut hankinnat mahdollistavat oikea-aikaisen tuotannon sekä mahdollistavat varaston arvon optimoimisen. Strategisella ennakoinnilla sekä ennakoivalla hankintatavalla pystytään merkittävästi vaikuttamaan organisaatioiden kannattavuuteen.

Tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa henkilöiden näkökulmia sekä kokemuksia tutkimusaiheesta, ja siksi laadullinen tutkimustapa oli tähän työhön soveltuvin. Tutkimus toteutettiin puolistrukturoiduilla ja fokusoiduilla teemahaastatteluilla, joihin osallistettiin välitystuotteiden kanssa työskenteleviä henkilöitä eri osastoilta. Lisäksi aineiston keruun apuna hyödynnettiin havainnointia. Haastattelujen vastaukset analysoitiin sisällönanalyysimenetelmällä.

Tuloksista on nähtävissä välitystuotteiden hankinnan olleen epäselvä, ennakoimaton ja hallitsematon prosessi. Hankintoja tehtiin liian myöhään, toimittajavaihtoehtoja oli vähän ja tuotteiden laatu vaihteli. Pohdintaosiossa kerrotaankin, että välitystuotteille olisi jatkossa tärkeää saada käyttöön ennusteet, jotta etenkin tuotteille, joilla on pitkä toimitusaika, hankintoja voidaan ennakoiden tehdä. Varastointiratkaisuja tulisi miettiä, samoten vaihtoehtoisten toimittajien kartoitus olisi tärkeää sekä tiedonjakamista eri osastojen välillä tulisi tehostaa.

This thesis is commissioned by a Finnish ICT-company that works in the defense and security field. The research topic deals with company’s accessories, their procurement and how proactive procurement can improve the company’s ability to respond to their customers’ needs. Companies can supplement their product or service variety with accessories. Accessories are manufactured either partially or entirely by subcontractors and intellectual property rights are essentially linked to them. The aim was to describe the current state of accessory procurement, its challenges and gather ideas on how to improve accessory procurement to create a more organized and flexible process for it.

The theory consists of strategic foresight, the proactive procurement method and the concept of accessories. Strategic foresight is used by different kinds of organizations and the defense forces as a way to prepare themselves for the future. This requires multifaced analysis of cause-and-effect relationships. Proactive procurement is based on precise planning which then again is based on conclusions of the future and existing sales and usage forecasts. Accurately forecasted and correctly timed purchases enable the timely production and optimization of inventory values. It is possible to significantly influence the company’s profitability using strategic foresight and proactive procurement.

The aim was to gather experiences and point of views concerning accessories, therefore the qualitative research method was the most suitable option. The study was executed with semi-structured and focused theme interviews using observation as a help to collect and complete the research material. The interview results were analyzed with the content analysis method.

The results show that accessory procurement is an unclear, unpredictable, and uncontrollable process. Some of the purchases are made too late, there are too little supplier options, and the quality of the products varies. It is important to get forecasts also for accessories so purchasing long lead time components in advance is possible. It is also important to consider the storage options, search for alternative suppliers and improve the information sharing between different departments.