Taloushallinnon päivitysprojekti opiskelijayhdistykselle

Abstract

Tämän toimeksiantona toteutetun opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella kohdeorganisaation taloushallinnon prosesseja sekä järjestelmiä, ja päivittää ne vastaamaan nykyajan yhdistystoiminnan standardeja. Työ toteutettiin toimeksiantona opiskelijayhdistykselle, missä tekijä on toiminut rahastonhoitajana tilikaudella 2023. Tilikauden aikana rahastonhoitajan työnkuvassa on huomattu useita puutteellisuuksia muun muassa prosessikuvauksissa, yhdistyksen käyttämän kirjanpito-ohjelman ajantasaisuudessa ja käyttäjäystävällisyydessä, sekä yhdistyksen taloushallinnon sisäisessä valvonnassa.

Opinnäytetyö keskittyy kahteen eri kehitysprojektin luokkaan, järjestelmäkehitykseen sekä prosessikehitykseen. Järjestelmäkehityksen osuus sisältää uuden kirjanpito-ohjelman kilpailutuksen ja käyttöönoton yhdistykselle, ja sitä käsittelevä tietoperusta sisältää teoriaa digitalisesta taloushallinnosta, onnistuneesta käyttäjäkokemuksesta sekä modernien taloushallinnon ohjelmien ominaisuuksista.

Prosessikehityksen osuus keskittyy taloushallinnon toimintojen, kuten budjetoinnin, kirjanpidon sekä sisäisen valvonnan suoraviivaistamiseen sekä standardoimiseen. Teoriaosuus käsittelee keinoja parantaa näitä prosesseja, sekä ylläpitää niiden seurantaa. Tähän osaan toiminnallista työtä liittyy erityisesti myös kehitysprojektin pohjalta luotu ohjeistus, joka on rajoitettuna liitteenä työssä. Ohjeistusta ole liitetty työhön kokonaisuudessaan sen sisältämän yhdistykselle kuuluvan yksityisen tiedon määrän takia, mutta piilotetut osat ovat merkattu erikseen säilyttäen ympäröivän kontekstin.

Raamit työlle on määritetty rahastonhoitajan henkilökohtaisen kokemuksen, lakisääteisten vaatimusten, sekä toimeksiantajayhdistyksen sääntöjen perusteella. Opinnäytetyön asiasisältö on laadittu vetoketjuperiaatteella käsitellen eri aihealueita yksitellen, sillä käsiteltävien prosessien teoriaosuus olisi liian laaja esiteltäväksi yhdessä osiossa.