Automatisoitavan prosessin tunnistamisen opas pienen yrityksen taloushallinto-osastolle

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Älykkään automaation osaamiskeskus- hankkeelle. Hankkeen tavoitteena on digiloikan edistäminen mikro-, pk- ja kasvuyritysten talousprosesseissa. Hanke tukee yrityksiä ohjelmistorobotiikan ja muiden tekoälyteknologioiden hyödyntämisessä, edistää uusien työtehtävien syntymistä pk-sektorille, sekä mahdollistaa kasvun ja liiketoiminnan uudistamisen.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tuotoksena syntyi opas pienen yrityksen taloushallinto-osastolle. Päätavoitteena oli laatia opas, joka auttaa pientä yritystä tunnistamaan, mitkä taloushallinnon prosessit hyötyisivät eniten automatisoinnista. Opas rajattiin käsittelemään vain pientä yritystä, koska pienet yritykset tarvitsevat eniten apua hallinnollisten prosessien sekä rutiinitöiden automatisoinnissa. Opasta voitaisiin hyödyntää osana hanketta. Opas luotiin teoriaosuuteen sekä asiantuntijan haastatteluun perustuen.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa avataan ensin taloushallinnon määritelmää yleisellä tasolla sekä käydään läpi taloushallinnon kehitystä ja sen mukanaan tuomaa muutosta ihmisten ja järjestelmien välillä. Tämän jälkeen avataan automatisoinnista saatavat hyödyt sekä automatisoinnin onnistumisen kannalta huomioitavat asiat. Lopuksi käydään läpi automatisoitavan prosessin tunnuspiirteet sekä taloushallinnon prosessit ja niiden automatisointikeinoja. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään asiantuntijahaastattelun ja hyvän oppaan tunnuspiirteet.

Opinnäytetyön alatavoitteena oli tuoda asiantuntijan haastattelun avulla esille pienen yrityksen näkökulma. Opasta varten haastateltiin pk-yritysten digitalisaatioon erikoistunutta asiantuntijaa, jolla on kokemusta useiden pienten yritysten taloushallinnon prosessien automatisoinnista. Haastattelun avulla oli tarkoitus rajata aihetta ja selvittää mitkä ovat ne taloushallinnon prosessit, joita pienen yrityksen kannattaisi automatisoida. Haastattelun avulla haluttiin saada myös tietoa tuloksista, joita pienissä yrityksissä on jo saavutettu prosessien automatisoinnilla. Haastattelu oli teemahaastattelu, joka pohjautui kyselyrunkoon. Toisena alatavoitteena oli saada oppaasta selkeä ja helposti ymmärrettävä, jotta se tavoittaisi mahdollisimman monta aiheesta kiinnostunutta. Opas luotiin Canva.fi sivustolla, joka tarjoaa visuaalisia valmiita pohjia esityksille.

Päätuloksena syntyi selkeä visuaalinen opas, joka sisältää kattavasti tietoa prosessien automatisoinnista sekä jakaa asiantuntijan näkemyksiä ja hyödyllisiä case-esimerkkejä. Opas on erittäin ajankohtainen ja hyödyllinen juuri pienten yritysten tarpeisiin. Tulosten kannalta jälkikäteen ajateltuna olisi haastatteluita voinut toteuttaa useammalle asiantuntijalle, jolloin opas käsittelisi taloushallinnon prosessien automatisointi mahdollisuuksia useammasta eri näkökulmasta. Työ toteutettiin pääosin kevään 2023 aikana.