Johdon tietotarpeet Varsinais-Suomen pelastuslaitoksella

Abstract

The aim of this thesis was to find out the information needs required on the strategic level of the management of Southwest Finland rescue services. The goal was to create a plan how the information needs, defined during this work, can be visualized to the management’s use in their daily work.

The main research question was to find out, what information the strategic management of the organization needs to monitor the implementation of the organization’s strategy. Another question in this work was how to compile the defined information needs into a management dashboard to help their decision-making tasks. In connection with these this work considered the difference between the actual need for information and the desire for information. Collecting and analyzing irrelevant information for decision-making consumes resources unnecessarily and it makes work less efficient.

Key concepts in this thesis are business information management and information needs. Business information management means the collection, analysis and usage of relevant information is done systematically. Business information management cannot be done without the defining of information needs. Information need can be defined as a gap between the information that there already is and information required for the decision-making. Important documents for this thesis were also the documents that define the rescue service duties.

The research approach in this study was action research. Research methods that were used were document analysis and brainstorming. Action research was chosen for an approach because it involves relevant individuals to research and it seeks solutions to the research problem.

Main result of this thesis was the definition of information needs of the strategic management of the organization. The results contain information that can produced to the dashboard at this stage and some information that requires more development. In addition, a plan to produce the management dashboard was also a result of this work. The results of this thesis can also benefit other rescue departments in Finland as they all operate on the same legal basis.

Tässä opinnäytetyössä oli tarkoituksena selvittää Varsinais-Suomen pelastuslaitoksen ylimmän johdon tietotarpeet, joita pelastuslaitoksen strategian ja lakisääteisten tehtävien toteutumisen seuraamiseksi tarvitaan. Tavoitteena oli luoda suunnitelma johdon työpöydän toteuttamiseksi, jotta kehittämistyössä selvitetyt tietotarpeet saadaan myöhemmin visualisoitua johdon hyödynnettäväksi.

Keskeisenä kehittämiskysymyksenä tässä opinnäytetyössä oli selvittää, mitä tietoja organisaation ylin johto tarvitsee seuratakseen organisaation strategian toteutumista. Toinen oleellinen kysymys oli, miten määritellyt tietotarpeet saadaan visualisoitua johdon työpöydäksi hyödynnettäväksi päätöksenteossa. Näihin liittyen työssä pohdittiin muun muassa eroa todellisen tiedon tarpeen ja tiedonhalun välillä, sillä päätöksenteon kannalta epärelevantin tiedon kerääminen ja sen analysointi kuluttavat turhaan resursseja, jolloin työskentely ei ole tehokasta.

Keskeisimpiä käsitteitä tässä työssä olivat liiketoimintatiedon hallinta ja tietotarve. Liiketoimintatiedon hallinta tarkoittaa tarkoituksenmukaisen tiedon keräämistä, analysoimista ja hyödyntämistä suunnitelmallisesti. Liiketoimintatiedon hallintaa taas ei voi tehdä ilman tietotarpeiden määrittelyä. Tietotarpeen voidaan katsoa olevan aukko nykyisen tiedon ja päätöksenteon tekemisen edellyttämän tiedon välillä. Keskisenä tietoperustana toimivat myös pelastuslaitoksen toimintaa ohjaavat asiakirjat.

Tutkimukselliseksi lähestymistavaksi tähän työhön valittiin toimintatutkimus ja tutkimusmenetelminä toimivat dokumenttianalyysi ja aivoriihityöskentely. Toimintatutkimus valikoitui lähestymistavaksi, koska siinä pyritään osallistamaan asiaan liittyviä henkilöitä osaksi tutkimusta sekä pyritään löytämään ratkaisu tutkittavaan asian.

Keskeisenä tuloksena työssä saatiin määriteltyä ylimmän johdon tietotarpeet. Tuloksissa on eritelty ne kokonaisuudet, joista pystytään visualisoimaan tietoja johdolle jo tässä vaiheessa ja ne, jotka vaativat lisää suunnittelua. Lisäksi työn tuloksena syntyi toteutussuunnitelma johdon työpöydän toteuttamiseksi. Työn tulokset ovat hyödynnettävissä myös toimeksiantajaorganisaatiota laajemmin, sillä kaikki pelastuslaitokset Suomessa toimivat samojen lainalaisuuksien pohjalta.