Sopimusvalvonnan kehittäminen joukkoliikenteen hankinnoissa

Abstract

Opinnäytetyössä luotiin ensisijaisesti opinnäytetyön tekijän työnantajana toimivalle joukkoliikenneviranomaiselle malli olemassa olevien joukkoliikenteen liikennöintisopimusten valvontaan. Valvonnan kehittämisellä pyrittiin saavuttamaan mahdollisimman suuri vaikuttavuus suhteessa valvontaan käytettyyn resurssiin. Tutkimus sisälsi valvottavien asioiden määrittelyn, sopimuksien mahdollistamien valvontakeinojen tunnistamisen, valvonnan suunnittelun ja toteutuksen. Toissijaisesti tutkimuksen ohessa tunnistettiin hankintaprosessin ja hankintamateriaalien kehittämistarpeita tehokkaan ja tarkoituksen mukaisen valvonnan toteuttamiseksi tulevissa liikennöintisopimuksissa.

Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena, jolla pyrittiin ratkaisemaan käytännön ongelma ja samaan aikaiseksi pysyvä muutos. Toimintatutkimuksena toteutettu sykli koostui suunnittelusta, toimeenpanosta, havainnoinnista ja reflektoinnista, ja se piti sisällään myös tutkimuksen.

Opinnäytetyössä tunnistettiin sopimusvalvonnan kehittämistä ohjaavia periaatteita teoriasta ja toimialakohtaisista tutkimuksista. Opinnäytetyössä luotiin teoriaan pohjautuen olemassa olevien sopimusten valvontaan valvontasuunnitelma, sekä toteutettiin ja mitattiin valvonnan muutokset. Lopputuloksena saatiin merkittävä mitattu muutos osa-alueisiin, joiden valvontaa työssä kehitettiin. Sopimusseurantaa kehittämällä tilaaja sai merkittävää parannusta matkustajainformaation laatuun ja palveluntuotannon suorituksen näkyvyyteen tilaajalle.

Työssä tunnistettiin myös pidemmän aikavälin kehitystarpeita tulevia sopimuksia varten. Pidemmän aikavälin kehityskohteet mahdollistavat sopimushallinnan laajemman kehittämisen jatkossa. Pidemmän aikavälin muutosten vaikutuksia ei tutkittu tässä työssä.

This thesis aimed to develop contract supervision in public transport procurement of the case organization that is a public transport authority. The aim of the contract supervision development was to archive the best possible outcome in relation to the resources used for supervision.

The study was conducted as action research that aimed at solving a practical problem and at the same time achieving a permanent change. The development cycle consisted of planning, implementation, observation, and reflection, including research. The study included identifying the issues to be monitored, identifying the monitoring methods enabled by the current contracts, and planning and implementing the supervision.

In the theoretical part, the thesis identified principles guiding the development of contract monitoring from literature and industry-specific research. Based on the theory, a monitoring plan was created for existing contracts. The changes in monitoring were implemented and measured. By developing the contract monitoring, a significant improvement was achieved in the quality of the passenger information and the buyer’s visibility to service performance.

The outcome of the thesis was a model that was created primarily for supervising the existing public transport service contracts for the case organization. Furthermore, development needs were identified for the procurement process and procurement materials to implement effective and appropriate supervision in future public transport service contracts. Long-term development needs for future contracts were also identified in the study. Long-term development goals should enable wider development of contract management in the future. The effects of long-term changes were not studied within the scope of the study.