Standardizing Value Adding Process in System Product Company
Ronkainen, Jemina (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120133465
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120133465
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä käsitelty yritys on SR-Instruments, joka tarjoaa edistyneitä online-tarkastus- ja laadunmittausjärjestelmiä nauha- ja rainaprosessointiteollisuudelle. Tämän opinnäytetyön ydintavoitteena oli kuvata SR-Instrumentsin tilaus-toimitusprosessia, tunnistaa mahdolliset ongelmat ja ehdottaa parannuksia. Opinnäytetyö sisältää visualisoinnin, analyysin ja tilaus-toimitusprosessin kuvauksen. Keskeinen osa työtä on dokumentoinnin standardointi, jotta tiedonhaku on mahdollista pitkällä aikavälillä.
SR-Instrumentsilta puuttuu tällä hetkellä Enterprise Resource Planning (ERP) -järjestelmä. Toissijaisena tavoitteena oli luoda pohja ERP-järjestelmän hankinnan vaatimusmäärittelylle, joka voisi parantaa merkittävästi tilaus-toimitusprosessia. Lähtökohtana oli, että yritys hallitsi tilauksia palvelimellaan olevan kansiojärjestelmän kautta, joka oli jonkin verran organisoitu, mutta ei yhdistetty toisiinsa. Tämä hajautettu lähestymistapa asetti haasteita versionhallinnan ja asianmukaisen dokumentoinnin ylläpitämisessä, mikä vaati standardoidumpaa ja järjestelmällisempää lähestymistapaa.
Prosessin standardointi oli tärkeää tilausprojekteja toteuttavien erillisten tiimien takia. Jokaisella oli hieman eri käytännöt toimia prosessissa ja tämä oli johtanut tilausten toteuttamiseen eri tavoilla. Tilauksiin liittyviä tiedostoja oli tallennettu eri sijainteihin, mikä johti kaoottiseen palvelinympäristöön ja haasteisiin aiempien projektien tietojen paikantamisessa.
Yhteistyö yrityksen työntekijöiden kanssa ja avoimuus innovatiivisille kehitysideoille olivat tärkeitä lähestymistapoja tässä työssä. Hankkeen tavoitteet saavutettiin. Visualisointi valmistui päävuokaaviolle sekä yksityiskohtaisemmille vuokaavioille, joissa työn vaiheet näkyvät tarkemmin. Yrityksen toive oli selkeä visuaalinen kuvaus prosessin etenemisestä, joka sisältää kaiken prosessissa luotavan tai käytettävän dokumentaation, jotta työntekijöiden on helppo tarkistaa työn seuraavat vaiheet vuokaaviosta . Visualisoinnin jälkeen oli helppo kirjoittaa sanallinen kuvaus prosessista. Tätä kuvausta voidaan jatkossa käyttää kehyksenä työohjeiden luomiselle siellä, missä niitä tarvitaan.
Toissijainen tavoite saavutettiin luomalla pohja ERP-järjestelmähankinnan vaatimusmäärittelylle ja arvioimalla, miten se vastaisi yrityksen tarpeita tilaus-toimitusprosessin suhteen. Opinnäytetyössä on käytetty useita menetelmiä, kuten visualisointia, avointa keskustelua kehitysideoista sekä tiedon etsimistä eri asiantuntija lähteistä. The company discussed in the thesis is SR-Instruments, which offers advanced online inspection and quality measurement systems for strip and web processing industries. The core goal of this thesis was to describe SR-Instruments' order-to-delivery process, identify possible problems and propose improvements. The thesis includes visualization, analysis, and the description of the order-to-delivery process. A key aspect of the work is standardizing the documentation to ensure that data retrieval is possible in the long term.
SR-Instruments currently lacks an Enterprise Resource Planning (ERP) system. The secondary goal was to create a foundation for requirement specification for ERP system acquisition, which could significantly improve the order-delivery process. The starting point was that the company managed orders through a computerized file system on their server, which was somewhat orga-nized but not interconnected. This decentralized approach posed challenges in maintaining ver-sion control and proper documentation, necessitating a more standardized and systematic ap-proach.
The standardization of the process was crucial due to the presence of multiple system products and several teams involved in order fulfillment. This situation had resulted in orders being exe-cuted in different ways, with associated documents stored in various file locations, which led to a chaotic server environment and challenges in locating specific information from past orders.
Cooperation with the company's employees and openness to innovative development ideas were important approaches in this project. The goals of the project were achieved. The visualization was completed for the main flowchart as well as for more detailed flowcharts, where the work steps can be seen in more detail. The company's wish was a clear visual description of the pro-gress of the process, which includes all the documentation that is created or used in the process, so that it is easy for the employees to check the next steps of the work from the flowchart. After the visualization was completed, it was easy to write a verbal description of the process. This description can be used in the future as a framework for creating work instructions where they are needed.
The secondary goal was achieved by creating a basis for requirement specification for ERP sys-tem acquisition and evaluating how it would meet the company's needs regarding the order-to-delivery process. Several methods have been used in the thesis, such as visualization using flowcharts and other maps, open discussion about development ideas, and searching for infor-mation from various sources.
SR-Instrumentsilta puuttuu tällä hetkellä Enterprise Resource Planning (ERP) -järjestelmä. Toissijaisena tavoitteena oli luoda pohja ERP-järjestelmän hankinnan vaatimusmäärittelylle, joka voisi parantaa merkittävästi tilaus-toimitusprosessia. Lähtökohtana oli, että yritys hallitsi tilauksia palvelimellaan olevan kansiojärjestelmän kautta, joka oli jonkin verran organisoitu, mutta ei yhdistetty toisiinsa. Tämä hajautettu lähestymistapa asetti haasteita versionhallinnan ja asianmukaisen dokumentoinnin ylläpitämisessä, mikä vaati standardoidumpaa ja järjestelmällisempää lähestymistapaa.
Prosessin standardointi oli tärkeää tilausprojekteja toteuttavien erillisten tiimien takia. Jokaisella oli hieman eri käytännöt toimia prosessissa ja tämä oli johtanut tilausten toteuttamiseen eri tavoilla. Tilauksiin liittyviä tiedostoja oli tallennettu eri sijainteihin, mikä johti kaoottiseen palvelinympäristöön ja haasteisiin aiempien projektien tietojen paikantamisessa.
Yhteistyö yrityksen työntekijöiden kanssa ja avoimuus innovatiivisille kehitysideoille olivat tärkeitä lähestymistapoja tässä työssä. Hankkeen tavoitteet saavutettiin. Visualisointi valmistui päävuokaaviolle sekä yksityiskohtaisemmille vuokaavioille, joissa työn vaiheet näkyvät tarkemmin. Yrityksen toive oli selkeä visuaalinen kuvaus prosessin etenemisestä, joka sisältää kaiken prosessissa luotavan tai käytettävän dokumentaation, jotta työntekijöiden on helppo tarkistaa työn seuraavat vaiheet vuokaaviosta . Visualisoinnin jälkeen oli helppo kirjoittaa sanallinen kuvaus prosessista. Tätä kuvausta voidaan jatkossa käyttää kehyksenä työohjeiden luomiselle siellä, missä niitä tarvitaan.
Toissijainen tavoite saavutettiin luomalla pohja ERP-järjestelmähankinnan vaatimusmäärittelylle ja arvioimalla, miten se vastaisi yrityksen tarpeita tilaus-toimitusprosessin suhteen. Opinnäytetyössä on käytetty useita menetelmiä, kuten visualisointia, avointa keskustelua kehitysideoista sekä tiedon etsimistä eri asiantuntija lähteistä.
SR-Instruments currently lacks an Enterprise Resource Planning (ERP) system. The secondary goal was to create a foundation for requirement specification for ERP system acquisition, which could significantly improve the order-delivery process. The starting point was that the company managed orders through a computerized file system on their server, which was somewhat orga-nized but not interconnected. This decentralized approach posed challenges in maintaining ver-sion control and proper documentation, necessitating a more standardized and systematic ap-proach.
The standardization of the process was crucial due to the presence of multiple system products and several teams involved in order fulfillment. This situation had resulted in orders being exe-cuted in different ways, with associated documents stored in various file locations, which led to a chaotic server environment and challenges in locating specific information from past orders.
Cooperation with the company's employees and openness to innovative development ideas were important approaches in this project. The goals of the project were achieved. The visualization was completed for the main flowchart as well as for more detailed flowcharts, where the work steps can be seen in more detail. The company's wish was a clear visual description of the pro-gress of the process, which includes all the documentation that is created or used in the process, so that it is easy for the employees to check the next steps of the work from the flowchart. After the visualization was completed, it was easy to write a verbal description of the process. This description can be used in the future as a framework for creating work instructions where they are needed.
The secondary goal was achieved by creating a basis for requirement specification for ERP sys-tem acquisition and evaluating how it would meet the company's needs regarding the order-to-delivery process. Several methods have been used in the thesis, such as visualization using flowcharts and other maps, open discussion about development ideas, and searching for infor-mation from various sources.