Johdon raportoinnin tietotarpeiden määrittäminen yhteiskehittämällä

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on johdon raportoinnin tietotarpeiden määrittäminen yhteiskehittämällä Valtiontalouden tarkastusvirastossa. Työn tarkoituksena oli kartoittaa tarkastusviraston johdon tietotarpeet viraston toiminnan ja ydintoiminnan johtamisessa sekä esihenkilötyössä. Tavoitteena oli laatia toimintasuunnitelma johdon raportointiratkaisun kehittämiseksi tunnistettujen tietotarpeiden pohjalta. Kehittämistyön pidemmän aikavälin tavoitteena on parantaa tarkastusviraston tiedolla johtamisen edellytyksiä. Kehittämistyössä pyrittiin vastaamaan kahteen pääkysymykseen. 1. Mitkä ovat johdon tietotarpeet viraston toiminnan ja ydintoiminnan johtamisessa sekä esihenkilötyössä? 2. Mitkä johdon raportoinnin tiedot ja elementit priorisoidaan ja sisällytetään johdon raportointiratkaisun toimintasuunnitelmaan?

Työssä keskityttiin liiketoimintatiedon hallinnan prosessin alkuvaiheeseen eli keskeisten tietojen määrittelyyn. Tietojohtamisen ja tiedolla johtamisen lähestymistapojen kautta pohdittiin tiedosta syntyvän arvon ja tietämyksen kehittymistä tietointensiivisessä organisaatiossa. Kehittämistyössä hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä, koska ne korostivat käyttäjälähtöisyyttä, osallistavuutta ja yhteiskehittämistä. Lisäksi on sovellettu laadullisen tutkimuksen aineiston keruu- ja analyysimenetelmiä, kuten kyselyä, haastatteluja ja työpajatyöskentelyä.

Johdon haastattelujen pohjalta laadittiin kiteytys käyttäjäymmärryksestä. Johdon työpajassa tunnistettiin tärkeimmät tietotarpeet ja raportoinnin kehittäjien työpajassa yksilöitiin ne tiedot, joita tarvitaan ja mistä tiedoista raportoinnin laatimisen kannalta tulisi aloittaa. Johdon raportoinnin kehittämiseksi laadittiin toimintasuunnitelma, jonka mukaisesti kehittäminen jatkuu ja tietoja hyödynnetään myöhemmin liiketoimintatiedon hallinnan prosessin muihin vaiheisiin.

Työn pohjalta todetaan, että tarkastusvirastossa on tiedostettu hyvin tiedolla johtamisen merkitys ja sen vaatimat edellytykset. Johto haluaa käyttää merkityksellistä, oikea-aikaista ja ajankohtaista tietoa johtamisessa ja päätöksenteon tukena sekä käydä säännöllisesti yhteistä keskustelua tietojen pohjalta.

The subject of the thesis is definition of information needs in management reporting by using co-development method in the National Office of Finland. The purpose of the development work was to define the information needs of the management regarding the information related to the general operations of the office, its core activities, and supervisory actions. The objective of the thesis was to draw an action plan for developing the management reporting based on the information needs gathered from the management. The long-term objective is to enhance prerequisites of the knowledge management in the National Audit Office. The main research questions were 1. What are the information needs of the managers regarding the information related to the general operations of the office, its core activities and supervisory actions? 2. What information and elements of the management reporting are prioritized and included in the management reporting action plan?

The study concentrated on the start of the business information management process thus the definition of the key information phase. The knowledge management approach was used to discuss the value and knowledge derived from the data and information. Service design methods and tools were utilized in this study since they emphasized user-orientation, participation, and co-development approaches. In addition, the study included qualitative research methods in documentation gathering and analyzing such as interviews, workshops and a survey.

The user-understanding was summed up based on the management interviews. The main information needs were identified in the management workshop. Which data the information needs consists of and where to start the development work were discussed in the developers’ workshop. An action plan for the development work was drawn and its information can be used for future development work. As a conclusion it can be stated that the management of the National Audit Office recognizes well the purpose and prerequisites of the knowledge management. It also values relevant, timely and topical information which supports the management decision-making, leadership and further the common discourse.