Muutosjohtaminen sähköisen hankintajärjestelmän käyttöönotossa : Case: ISS Palvelut Oy

Abstract

ISS Palvelut on ottanut käyttöön sähköisen hankintajärjestelmän, jolloin tilausprosessi muuttuu manuaalisesta sähköiseksi. Tämän tutkimustyön tavoitteena oli valita ISS Palveluille sopivimmat muutosjohtamisen mallit ja niiden avulla suunnitella ja totetutta toimenpiteet, joilla prosessimuutos saatiin aikaiseksi. Toimenpiteiden ensisjiainen tavoite oli varmistaa se, että järjestelmän käyttöönotto onnistuu.

Teoriaosuus perustuu pääasiallisesti Kotterin kahdeksan portaan teoriaan, jonka perusteella suunniteltiin muutosjohtamisen toimenpiteet hallittuun prosessimuutokseen. Kotterin teorian lisäksi toimenpiteisssä sovellettiin Nadler&Tushmanin mallia sekä McKinseyn Seitsemän "S":n mallia.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka mittaamista varten tehtiin kaksi käyttäjäkyselyä. Käyttäjäkyselyistä saatavien tulosten lisäksi yhtenä mittarina käytettiin järjestelmistä - uusi hankintajärjestelmä sekä laskun maksamisen järjestelmä - saatavaa tietoa.

Toimintatutkimuksen avulla saatiin merkittävää tietoa siitä, mitkä toimenpiteet olivat onnistuneita ja miltä osin. Tulokset kertoivat, mitä jatkossa täytyy tehdä jotta muutosta saadaan johdettua parhaiten niin, että muutoksen pysyvyys varmistetaan ja uusi, sähköinen hankintajärjestelmä on mahdollisimman nopeasti käytössä koko ISS Palveluissa.

ISS Palvelut Oy has implemented a procure-to-pay system which changes the order process from manual to electronic. The purpose of this thesis was to select the most appropriate change management models for ISS Services to plan and take measures to ensure that the change in order process was accomplished. The major purpose of the measures was to ensure that the implementation of the new system was successful.

The theoretical part was mainly based on Kotter’s eight-stage theory, which was used to design the methods for a controlled process change for the case company. In addition to Kotter’s theory, the models from Nadler & Tushmanin as well as the McKinsey’s Seven "S" model were applied in the thesis.

The thesis was conducted as an action research, which was carried out by measuring thes results from two user-queries Next to the results from the user queries, an additional measure was selected: information from the systems available - the new procure-to-pay system, as well as an invoice-payment system.

Action research provided useful information on the methods that really affected on the change and to what extent. The results showed what needs to be done in the future to ensure the overall process change and how best drive the change as fast as possible for the entire ISS Services.