Kohdeorganisaation budjetointiprosessin kehittäminen
Zeneli-Simnica, Fitore (2023)
Zeneli-Simnica, Fitore
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120534434
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120534434
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli raportoida kohdeorganisaation budjetointiprosessin kehittämisestä, jonka lopputuotoksena syntyi kohdeorganisaation ICT-budjetointiprosessin uudistettu toimintamalli ja -ohjeistus, budjetointityökalut, uudistetut raportit sekä uudistetun toimintamallin jalkautussuunnitelma. Kehittämistehtävään liittyi toimeksiantajan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja ja materiaaleja, joka rajoitti produktion julkaisemista. Tutkielman lähtökohtana oli raskas ja joustamaton vuosibudjetti sekä vuodenvaihteessa käyttöön otettu uusi johtamisen ja talousohjausjärjestelmä. Näin ollen kohdeorganisaatiossa oli tarpeen tarkastella budjetointiprosessia uuden järjestelmän näkökulmasta ja tunnistaa tarvittavat kehityskohteet. Kehittämistehtävässä tavoiteltiin rutiinityön vähentämistä sekä tiedolla johtamisen lisäämistä budjetoinnin tueksi. Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin laadullista tapaustutkimusta sekä konstruktiivista tutkimusta. Tapaustutkimus mahdollisti syvällisen ymmärryksen organisaation budjetointiprosessista. Konstruktiivinen tutkimusmetodi puolestaan mahdollisti konkreettisten tuotosten luomisen. Aineiston keruu toteutettiin budjetointiprosessin havainnoinnin, työpajatyöskentelyn ja fokusryhmähaastattelun sekä dokumenttianalyysin avulla. Fokusryhmähaastattelussa haastateltiin kohdeorganisaation budjetointivastuulliset henkilöt. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys rakentui budjetoinnista sekä tiedolla johtamisesta. Teoriaosuudessa käsiteltiin yleiset budjetointimenetelmät, jotka ovat autoritaarinen, demokraattinen sekä yhteistyömenetelmä. Tämän lisäksi tutustuttiin erilaisiin budjetointivaihtoehtoihin kuten kiinteä eli perinteinen vuosibudjetointi, tulosperustainen budjetointi, rullaava budjetointi sekä beyon-budgetting konseptiin, joka kyseenalaistaa perinteisen budjetoinnin roolin. Tiedolla johtamisen osalta tutustuttiin muun muassa tieto-, tiedolla johtamisen- ja tietojohtamisen termiin ja niiden tuomiin edellytyksiin ja mahdollisuuksiin sekä linkittyminen päätöksentekoprosessiin. Teoriaosuuden lopussa tutustuttiin vielä datan hyödyntämisen ja visualisoinnin työkaluun. Budjetointimenetelmänä kohdeorganisaatiolla on yhteistyömenetelmä, joka käytännössä tarkoittaa sitä, että johto asettaa budjetoinnin yleiset tavoitteet ja varsinainen budjetointi tapahtuu vastuualuetasolla ja toiminnossa. Menetelmä voi vaatia useita budjettikierrosta ennen kuin organisaation kokonaisuuden taloudellinen suunnitelma saadaan yhteisesti hyväksyttyä. Budjetointia tehdään tarkalla tasolla kerran vuodessa vuosibudjetoinnin muodossa. Tutkimuksen lopputuloksena kohdeorganisaatio sai budjetointiprosessille kehittämisehdotuksen perinteisen budjetoinnin ja rullaavan budjetoinnin symbioosille, johon kehitettiin relevantit työkalut. Budjetointiprosessia tehostettiin ottamalla käyttöön uuden järjestelmän toiminnallisuuksia, joilla rutiinityötä saatiin vähennettyä. Lisäksi prosessissa kartoitettiin ja tunnistettiin relevantit raportointitarpeet, joita visualisoitiin päätöksenteon tueksi.