Support with improving onboarding process of new hires: Case Company Ahlsell Oy

Abstract

Tässä tiivistelmässä tekijä kuvailee toiminnallista opinnäytetyötään, jossa toimeksiantajana oli Ahlsell Oy. Opinnäytetyön aiheena oli tukea toimeksianto yritystä uuden työntekijän perehdytys prosessin parantamisessa. Sovittu osasto toimeksiantaja yrityksessä oli heidän logistiikkakeskuksensa Hyvinkäällä. Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia yhteenveto yrityksen nykyisestä perehdytys prosessista, ja analysoida sen haasteet. Lisäksi tuotoksena tekijän tuli laatia lista ehdotuksista, miten yritys voi parantaa prosessia, sekä tarjota käytännön materiaalia, joka tukee parannusehdotuksia. Toiminnallinen osuus opinnäytetyöstä on toteutettu kevään 2023 aikana.

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö on jaettu kuuteen eri projektitehtävään. Ensimmäisen tehtävän tuotos oli laatia tietoperusta, joka linkittyy tuotokseen. Toinen projektitehtävä oli kerätä tietoa nykyisestä perehdytys prosessista. Kolmas projektitehtävä oli analysoida sekä tunnistaa nykyisen prosessin ongelmakohdat sekä parantamismahdollisuudet. Neljäs projektitehtävä oli valmistella työn tuotos, jossa esitellään parannusehdotukset sekä käytännönmateriaalia. Viides projektitehtävä oli esitellä tuotos toimeksiantajalle. Viimeinen ja kuudesprojektitehtävä oli arvioida toiminnallisen opinnäytetyön tulokset ja saavutukset.

Tekijä käytti prosessien analysoimisen tueksi Employee Journey Map työkalua, joka havainnollistaa työntekijän polkua yrityksessä. Työntekijäpolku on rajattu uuden työntekijän perehdytyksen polkuun. Aineistokeruu tehtiin laadullisia tutkimusmenetelmiä käyttäen. Tekijä suoritti haastatteluja toimeksiantajan työntekijöiden kanssa. Lisäksi tekijä osallistui yhteistyössä toimeksiantajan kanssa keskustelutilaisuuteen, johon kutsuttiin niitä työntekijöitä jotka ovat olleet mukana uuden työntekijän perehdytyksessä. Tekijällä oli myös pääsy toimeksiantajan nykyisiin perehdytysmateriaaleihin ja työntekijäkyselyn tuloksiin, joissa oli palautetta työntekijöiltä perehdytysprosessista. Aineistonkeruun tulokset analysoitiin ja jokainen perehdytyksen osa-alue tallennettiin employee journey map työkaluun. Employee journey map havainnollistaa nykyisen prosessin, työntekijöiden odotukset, nykyisen työntekijäkokemuksen, toivotun työntekijäkokemuksen ja tunnistetut haasteet.

Tuotoksen tulokset on esitelty toimeksiantajalle. Tuloksissa tekijä tunnisti lukuisia ongelmakohtia nykyisessä perehdytys prosessissa. Keskeisiä löydöksiä olivat yleiskuva nykyisen perehdytyksen kestosta, vastuualueista, ennakkoperehdytyksen puutteista ja käytössä olevista työkaluista. Suositukset toimeksiantajalle liittyivät pääsääntöisesti näihin osa-alueisiin ja kuinka niitä pystyttäisiin kehittämään. Toimeksiantaja oli tyytyväinen lopulliseen tuotokseen ja aikoo käyttää materiaalia prosessin parantamiseen.

This is a product-based bachelor’s thesis, where the project objective was to support a commissioning company with improving their onboarding process for new hires. The commissioning company in this thesis is Ahlsell Oy, and the project is done for their logistic center at Hyvinkää. As a result of the project, the author has presented the identified challenges of the current onboarding process. Additionally, she has prepared several recommendations and handout material for the company to support them in improving their new hire onboarding processes.

The project has been divided to six different project tasks. The first task was to prepare theoretical framework. The second task to collect data from the current processes. The third task to analyse and identify the pain points and area of improvement. The fourth task to prepare handout material, which would help the company to improve their processes. The fifth task to present the outcomes to the commissioning company. Last and the sixth task to evaluate the project out-comes and results.

The processes were analysed and captured by using employee journey mapping method. The data was collected by qualitative methods. The author has been conducting interviews and had a discussion forum together with some of the employees. Additionally, the author had access to the company’s current new hire onboarding materials and to an employee survey result that contained feedback from employees to the onboarding process. The results of the data collection were analysed and captured in the employee journey map by each stage of the onboarding. The employee journey map includes the current process, employee expectations, current employee experience, wanted employee experience and identified challenges.

The goal of this thesis was to give an overview of the identified challenges in the current new hire onboarding and recommendations on how to improve it. From this analysis the author has identified several pain points in the current onboarding process. Key findings were around the length of the onboarding, unclarity of responsibility areas, lack of pre-boarding activities and missing tools to support the onboarding. The recommendations for the commissioning company were made around these topics and how they can improve those areas. The author has presented the analysis and recommendations for the commissioning company. Furthermore, she has created some handout and supporting material, which the company can modify according to their needs or use in future training. The commissioning company was satisfied for the outcome of the project and thought it was useful for them to further improve the onboarding process of new hires.