Intranet osana yrityksen sisäistä viestintää : Kehitysprojekti: Intranetin sisällön kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää määrätyiltä osin kohdeyrityksen intranetin rakennetta ja sisältöä. Projektin tavoitteena oli saada parannettua intranetin käytettävyyttä ja tiedon löydettävyyttä, sekä lisätä intranetin sosiaalisia toimintoja, intranet-alustan versio-päivityksen yhteydessä.

Tämä opinnäytetyö on kehitysprojekti, joka tehtiin keskisuurelle, noin 60 henkeä työllistävälle suomalaiselle yritykselle. Projekti oli osa kohdeyrityksen intranet kehitysprojektia, ja keskittyi yrityksen yhden osaston tarpeisiin. Työn viitekehys käsittelee yhteisöviestintää, intranettiä ja verkkotekstien kirjoittamista. Projektin tavoitteet määriteltiin Intranet käyttäjä-kyselyn pohjalta. Käyttäjäkysely toteutettiin projektin alkuvaiheessa. Sivustorakenteen ja sisällön kehitysratkaisut pohjautuivat käyttäjäkyselyyn, teoreettiseen taustaan ja käyttäjille tehtyihin haastatteluihin.

Projekti toteutui suunnitellussa aikataulussa ja uusi intranet saatiin käyttöön aikataulun mukaisesti. Suurin osa projektin tavoitteista saavutettiin. Intranetin käytettävyyttä onnistuttiin kehittämään joiltain osin. Kaikilta osin käytettävyyttä ei kuitenkaan pystytty kehittämään halutulle tasolle intranet alustan aiheuttamien rajoitusten vuoksi. Tiedon löydettävyyttä parannettiin muuttamalla sivustorakennetta käyttäjälähtöiseksi. Myös sosiaalisia toimintoja lisättiin intranettiin.

Intranet on yksi yhteisöviestinnän tärkeä kanava. Kirjoittaja suosittelee yritystä jatkamaan projektia sisällön ylläpitovastuiden määrittelyllä ja käyttäjien jatkokoulutuksella. Sosiaaliset ominaisuudet ovat käyttäjille uusia intrassa, joten niiden käyttöön pitäisi käyttäjiä rohkaista. Raportin kirjoittamisvaiheessa uusi intranet on vasta otettu käyttöön, eikä käyttäjäkokemuksia vielä pystytä arvioimaan. Kirjoittaja suositteleekin tekemään käyttäjäkyselyn intranetin käytettävyyteen ja jatkokehitystarpeisiin liittyen siinä vaiheessa, kun käyttäjät ovat tottuneet uuden järjestelmän käyttöön.

The purpose of the present thesis was to develop the structure and content of the target company’s intranet. The target company is a medium-sized Finnish company of sixty employees. The aim of the project was to improve the usability of the intranet and the accessibility of information as well as to increase the social functions of the intranet in connection to a system update.

The present thesis was carried out as a development project. This thesis was a part of an intranet development project in the company and it attended to the needs of one department. The theoretical part defines organizational communication and an intranet as a part of it. The project goals were determined by the basis of an intranet user survey. The user survey was made at the beginning of the project. The site structure and content were developed in the present thesis based on the user survey, as well as on theoretical background and interviews with the users.

The project was finished in schedule and the new intranet was in use on time. The objectives of the project were mostly achieved. The usability of the intranet was improved in some parts, but not entirely. Some parts were not improved because of system limitations. The accessibility of information was improved by developing the site structure to be more user-oriented. Social functions were added to the intranet as well.

Intranet is one important channel of organizational communication. The author recommends that the company continue the project by sharing the maintenance responsibilities and by training the users. The social features in the intranet are new for the users and that is why author recommends the company to encourage the use of these new social functions. When this report was written, the new intranet had been in use only for a couple of days. After the users have become accustomed to working with the new intranet, the author recommends that the company make a user survey about the usability and further development of the intranet.