Palkkahallinnon opas yhdistykselle : Case Limingan Kickboxing ry

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda palkkahallinnon opas Limingan Kickboxing ry:lle. Toimeksiantaja haluaa palkata ensimmäistä kertaa työvoimaa lähiaikoina ja halusi tuekseen oppaan, jonka avulla se kykenee hoitamaan palkanlaskennan ja palkkahallinnon itse lain ja normien vaatimalla tavalla. Mukaan työhön pyrittiin ottamaan toimeksiantajan näkökulmasta vain olennaisimmat ja todennäköisimmät asiat palkanlaskennasta ja palkkahallinnosta.

Opinnäytetyö on toiminnallinen, se muodostuu teoriaosasta ja sen liitteenä olevasta käytännönläheisestä oppaasta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista kyselyä ja teoreettinen tietopohja muotoutui alan kirjallisuudesta, internet-aineistoista ja kirjoittajan kokemuksellisesta tiedosta palkkahallinnosta ja yhdistystoiminnasta. Muille urheiluseuroille tehdyn kyselyn avulla selvisi, että yhdistyksissä tehdään paljon palkatonta talkootyötä, mutta talkootyön määritelmää ei silti tunneta. Opinnäytetyöhön otettiin siis mukaan määritelmät erilaisista työskentelytavoista yhdistyksissä. Palkkatyöstä seuraavat työnantajan velvollisuudet, joten on kyettävä tunnistamaan työn luonne. Työssä käsiteltiin myös palkan ja työkorvauksen eroja sekä erilaisia verovapaita korvauksia, joita yhdistykset voivat maksaa työntekijöille tai vapaaehtoisille toimijoille.

Teoriaosa ja opas rakennettiin järjestykseen, jonka mukaan työntekijän palkkaaminen ja palkanlaskenta yleensä etenevät käytännön mukaan. Työsuhteen tunnistaminen, työsopimuksen sisältö ja tekeminen sekä työntekijän vakuuttaminen aloittavat työnantajan velvollisuuksien ketjun, joka päättyy lopulta palkanlaskennan kautta viranomaisilmoituksiin ja toimijan kirjanpitoon. Oppaaseen sisällytettiin yksityiskohtainen ohjeistus palkan laskemisesta sekä mallit työsopimuksesta ja erilaisista viranomaisilmoituksista, jotka työnantajan on tehtävä. Opas luovutettiin toimeksiantajan käyttöön myös sähköisenä, jolloin se on muokattavissa vuosittain vaihtuvien prosenttien ja rahamäärien osalta.

Opinnäytetyö on merkityksellinen paitsi toimeksiantajalle, myös muille yhdistyksille, jotka suunnittelevat palkkaavansa työvoimaa. Toki on mahdollista ulkoistaa palkanlaskenta ja palkkahallinto tilitoimistolle, mutta tämän työn tarkoituksena oli antaa selkokielistä opastusta ja rohkaista toimijaa selviytymään palkanlaskennasta ja viranomaisilmoituksista itse.

The purpose of this Bachelor´s thesis was to create a manual for payroll administration of Liminka Kickboxing Association. The commissioner intends to engage employees for the first time in the near future. For this purpose a manual was needed to manage payroll and payroll administration. The idea was to include all essential information about payroll and payroll administration from commissioner´s point of view.

The study method was project-based; the thesis consisted of a theory section and a practical manual. The research method was a qualitative enquiry and the theory was based on the literature, internet data and the practical experience in payroll of the author. The results of the enquiry indicated that a lot of voluntary work was done in associations but the meaning of voluntary work was usually unclear. Consequently, including definitions of different kinds of working methods in associations was important. Since paid work brings about the employer´s duties, recognizing the nature of work is essential. Associations are able to pay salaries, fees and tax-exempt allowances to employees and voluntary workers so they were also included to this thesis.

Both the theory section and the manual were arranged in a sequence according to the practice of engaging employees. Recognizing the employment, the content of the employment contract and insuring the employees initiate the chain of employer´s duties. This finally ends through payroll to accounting and official notices of authorities. Phase-to-phase instructions of actual payroll and the models of official notices were included to the manual together with the model of employment contract. The details of payroll were introduced and a simple example of actual payroll was added to the manual. The manual was submitted to the commissioner also in electronic form so annual changes can be easily updated.

This thesis is valuable not only to the commissioner but also for other associations who might benefit from it while engaging employees. Certainly outsourcing payroll and the related administration is possible but the aim was to encourage associations to handle payroll and official notices by themselves.