Henkilötietolain soveltaminen ESR-projekteissa

Abstract

Henkilötietolaki on henkilötietojen käsittelyä ohjaava yleislaki ja henkilötiedot ovat tietoja, joiden avulla ihminen voidaan tunnistaa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia, kuinka henkilötietolaki vaikuttaa ESR-rahoitteisten maahanmuuttajatyötä tekevien projektien toimintaan. Selvitän, mitä velvollisuuksia projekteilla on, kun ne keräävät rahoittajan edellyttämiä seurantatietoja asiakkaistaan ja mitkä ovat projektin asiakkaiden oikeudet. Selvitän lisäksi, mitä edellytyksiä henkilötietolaki asettaa moniammatilliselle yhteistyölle ja kuinka varmistetaan projektityöntekijöiden osaaminen asiakastietojen käsittelyssä.

Opinnäytetyöni on tapaustutkimus, jonka toimeksiantaja on Rovalan Setlementti ry:n monikulttuurikeskus MoniNet. Teoriaosuudessa käytän lähteinä voimassaolevaa lainsäädäntöä, oikeuskirjallisuutta, ESR-projektitoimintaan liittyvää kirjallisuutta ja viranomaisohjeistuksia. Työn tutkimusosuus perustuu kolmen projektityöntekijän teemahaastatteluihin. Tämä opinnäytetyö on yhteenveto käytännön projektityössä saaduista kokemuksista ja havainnoista sekä niiden pohjalta laadituista kehittämisehdotuksista.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että maahanmuuttajatyön projekteissa asiakastietojen käsittely on suunniteltava huolellisesti ja tietojen keräämiseen on varattava riittävästi aikaa. On varmistettava, että asiakkaita informoidaan riittävästi ja ymmärrettävästi tietojen keräämisen tarkoituksesta. Moniammatillinen, verkostoissa tehtävä yhteistyö on tärkeä osa maahanmuuttajatyötä. Siksi on tärkeää, että toimijat sopivat käytännöistä heti yhteistyön alussa. Hyvä perehdyttäminen, koulutukset ja kirjalliset ohjeistukset auttavat projektityöntekijöitä toimimaan oikein henkilötietoja käsiteltäessä.

The Personal Data Act is the guiding legislation that regulates and directs the processing of personal data. Personal data is information that helps to identify a person. The aim of this thesis is to research how the Personal Data Act affects the immigrant projects work financed by the European Social Fund ESF. The aim is to find out what responsibilities projects have when collecting the customer information required by the financier and what rights the data subjects have. In addition, the conditions the Personal Data Act sets to the multi professional cooperation and how it is ensured that the project workers know how to handle personal information properly is studied.

This thesis is a case study and is carried out for the multicultural centre MoniNet maintained by Rovalan Setlementti ry. As the primary source in the theory section the existing legislation, legal literature, ESF projects literature and authorities' guidance are used. The empiric section of this thesis is based on the semi-structured interview of three project workers. This thesis is a summary of project workers experiences, observations and development proposals.

As a conclusion it can be stated that the immigrant projects must pre-arrange the processing of customers’ personal data carefully and data collection must be given sufficient time. It must be ensured that customers are informed adequately and understandably about the purpose of collection of personal data. Multi professional network cooperation is an important part of immigrant work. Therefore it is important that in the beginning of cooperation workers agree upon the common working practices. Good orientation, training and written instructions will help the project workers to handle personal data correctly.