Tietojärjestelmän käyttöönotto - haaste työyhteisölle Case: Opistot

Abstract

Koulutusohjelma: Tietojenkäsittelyn koulutusohjelma Opinnäytetyön tekijä: Seija Sunnari Opinnäytetyön nimi: Tietojärjestelmän käyttöönotto – haaste työyhteisölle Case: Opistot Sivuja (joista liitesivuja): 93 (26) Päiväys: 14.10.2014 Opinnäytetyön ohjaaja: Sari Mattinen

Opinnäytetyössä on tutkittu tietojärjestelmän käyttöönottoa käyttäjien näkökulmasta. Organisaatiokäyttäytyminen, työhyvinvointi, muutosjohtaminen ja muutosvastarinta ovat tutkimuksen kohteina. Tutkimuksen tavoitteena oli hankkia tietoa asioista, jotka kannattaa ottaa huomioon uutta tietojärjestelmää käyttöönotettaessa.

Tutkimusmenetelminä on käytetty tapaustutkimusta. Materiaali opinnäytetyöhön on hankittu kirjallisuus- ja internetlähteistä, osallistuvaa havainnointia tehden sekä tietojärjestelmän käyttäjille suunnatuilla kyselyillä.

Opinnäytetyön yhteydessä tehdyistä kyselyistä ilmeni, että osa uuden tietojärjestelmän parissa työskentelevistä henkilöistä tunsi jääneensä ilman perehdyttämistä, vaikutusmahdollisuuksia ja osallisuuden tunnetta käyttöönoton alkuvaiheessa.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että yrityksen johdon on otettava huomioon henkilöstö heti tietojärjestelmän käyttöönoton alkuvaiheessa, jotta käyttöönotto onnistuisi toivotulla tavalla. Tutkimus osoittaa selkeän eron eri oppilaitosten käytänteissä. Oppilaitoksissa, joissa oli suunniteltu aikataulutus ja tehty yhdessä työtä järjestelmän käyttöönotossa tähdäten yhteiseen päämäärään, tulokset olivat onnistuneemmat henkilöstön näkökulmasta.

Asiasanat: Muutosjohtaminen, organisaatiokäyttäytyminen, projektijohtaminen, muutosvastarinta, motivaatiojohtaminen.

Degree Programme: Bachelor of Business Administration Author: Seija Sunnari Thesis title: Implementation of a data system – a challenge for work community Case: Colleges Pages (of which appendixes): 93 (26) Date: 14.10.2014 Thesis instructor: Sari Mattinen

The main aim of this thesis research was to research the implementation of a data system from users´ point of view. The main topics of this thesis research are organizational behaviour, well-being at work, management by change and resistance to change. The objective was to find out which aspects should be taken into account when an organization plans to adopt a new data system.

I conducted the research by using case study. The materials were collected from literature sources, including Internet sources, by participative observation and by administering two questionnaires among users of the data systems.

The results of the questionnaires suggest that some of the users of the new data system are of the opinion that they were not appropriately introduced to the use of the system, they were not involved, and did not have an opportunity to influence the implementation of the system.

The conclusion of this research is that the management of an organization should take the personnel into account the users’ perspectives already at the planning of a new data system. The research also indicates that there are wide differences in practices between different organizations participating in this research. Those colleges where scheduling was managed in advance involving also staff with an aim to achieve a joint goal succeeded better at the implementation from the point of view of the staff.

Descriptors: change management, organizational behavior, project management, resistance to change, management by motivation