Laitoshuoltopalvelujen hankintaprosessin kehittäminen – HUS, Runkopalvelut

Abstract

Tämän opinnäytetyön ensimmäisenä tavoitteena oli luoda kuvaus kohdeorganisaation laitoshuoltopalvelujen hankintaprosessista. Kuvauksen tavoitteena oli sujuvoittaa ja tehostaa prosessia ja selkeyttää prosessissa toimivien roolit ja vastuut. Toisena tavoitteena oli tehdä tiedosto, johon keskitetysti kerätään tietoa toteutuneista hankinnoista. Kerättyä tietoa hyödynnetään kohdeorganisaation palvelutoiminnan ja tulevien laitoshuoltopalvelujen hankintojen suunnittelussa. Kolmantena tavoitteena oli luoda keino tai tapa, jolla saadaan parannettua hankinnan pysymistä suunnitellussa aikataulussa.

Kehittämistyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jolloin opinnäytetyön tekijä pääsi aidosti pureutumaan syvemmälle ja yksityiskohtaisemmin tutkittavaan asiaan. Tutkimusmenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia ja puolistrukturoituja teemahaastatteluja. Haastattelukysymykset luotiin eri aihealueista, jotka olivat roolit ja vastuut, osaaminen, strategia, hankintaprosessi ja sopimusseuranta. Haastattelutulokset analysoitiin sisällönanalyysiä käyttäen. Prosessikuvausta työstettiin aivoriihessä yhteistyössä kohdeorganisaation suunnittelijan kanssa. Kuvauksen onnistumista arvioitiin haastatelluille suunnatulla kyselyllä. Tuloksien mittaamisessa käytettiin kahtiajakoa, jossa oli vaihtoehtoina: ”on tapahtunut parannusta” ja ”ei ole tapahtunut parannusta”. Teoreettinen viitekehys muodostui pääosin julkisia hankintoja, oppivaa organisaatiota ja palveluorganisaation prosessikehittämistä käsittelevästä kirjallisuudesta.

Kehittämistyön tuloksena luotiin kohdeorganisaation käyttöön kuvaus laitoshuoltopalvelujen hankintaprosessista. Kuvaukseen on kirjattu hankinnan vaiheet, siihen liittyvä tehtävä tai tapahtuma ja vastuuhenkilö sekä dokumentti, joka tehtävään liittyy. Keskitettyä tiedonkeruuta varten luotiin taulukko, johon kilpailutuksista tallennetaan sovitut tiedot, ja hankinnan aikataulujen hallitsemisen tueksi otettiin käyttöön Gantt-kaavio.

Kehittämistyön perusteella voidaan todeta, että prosessikuvaukselle oli tarve. Mittaustulokset osoittavat, että kuvaus on selkeästi parantanut kohdeorganisaation hankintatoimintaa sekä selkeyttänyt toimijoiden roolia ja vastuita. Kun hankintatoiminnan muutokset saadaan juurrutettua osaksi arjen toimintaa, laitoshuoltopalveluiden hankintatyön laatu tulee kehittymään.

The first objective of this thesis was to create a description of the procurement process for facility maintenance services in the case organization. The aim of the description was to clarify and straighten up the process and to clarify the roles and responsibilities of the people involved in the process. The second objective was to create a centralized storage for collecting information on the procurement process. The case organization can use the information collected to plan services and new procurements in the future.

The thesis was carried out using action research methodology, which allowed the thesis researcher to genuinely delve in to the issue under scrutiny. The research methods used included participant observation and semi-structured thematic interviews. The interview questions were created around roles and responsibilities, competences, strategy, procurement process and contract monitoring. The results of the interviews were analyzed using content analysis. The process description was developed in a brainstorming session with the planner of the case organization. The results were assessed via a questionnaire addressed to the interviewees. The theoretical framework was mainly built around the topics of public procurement, learning organizations, and process improvement in service organizations.

The outcome of the thesis is a description of the procurement process for facility maintenance services for the case organization. The description includes all the steps of the procurement process, the tasks or events involved, the person responsible, and the documents related to the task. For centralized data collection, a spreadsheet was created to record the information obtained from the procurement. A Gantt chart was introduced to keep procurement schedules under control.

The thesis showed that there was a need for a process description. The assessment showed that the description clearly improved the procurement activities of the case organization and clarified the roles and responsibilities of the actors. Once the changes in the procurement function are embedded in day-to-day operations, the quality of procurement work in facility maintenance services should improve.