Kokonaisalihankintojen kehittäminen

Abstract

Tämän kehittämistehtävän tarkoituksena oli kehittää Edita Prima Oy:n kokonaisalihankintoja. Teoreettiseen viitekehykseen valittiin useita hankinnan teorioita, jotta asiaa tarkasteltiin riittävän monesta suunnasta. Tärkeimmät viitekehykset olivat Kraljicin matriisi, kategoriahallinta sekä toimittaja-analyysi portfoliomallilla. Lisäksi käytettiin viitekehyksinä Spend-ja SWOT-analyysejä.

Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena. Aluksi tehtiin kokonaisalihankintojen nykytila-analyysi, jossa tietojärjestelmistä haettiin tarpeelliset tiedot hankinnoista. Lisäksi haastateltiin yhteyspäälliköitä. Lopuksi toteutettiin viitekehyksien mukaiset analyysit.

Nykytila-analyysin tuloksena käsitys, miten hankinnat haluttiin toteuttaa kussakin tuotekategoriassa. Implementointivaiheessa valittiin kolme tuoteryhmää, joiden hankintakanavia muutettiin viitekehysteorioiden mukaisiksi. Tuoteryhmät kilpailutettiin, toimittajaehdokkaiden kanssa neuvoteltiin ja lopuksi toteutettiin hankintakanavamuutokset. Valintoja ohjasivat viitekehysteoriat ja nykytila-analyysi.

Implementointivaiheesta saadut tulokset mitattiin laadullisilla ja määrällisillä mittareilla. Saadut tulokset olivat laadullisesti hyviä, mutta määrällisesti ei suoraa hyötyä saatu esiin.

Kehittämistehtävän tuloksia voi hyödyntää tulevaisuudessa opinnäytetyön valmistumisen jälkeenkin, joten tehdystä työstä on hankintojen kehittämisessä vastaisuudessa hyötyä.

The purpose of this project was the development of Edita Prima Ltd’s subcontracting. Digital marketing growing very fast and printing industry in Finland has changed. Customer needs are different than several years ago.

Several theories of procurement were selected for the frame of reference in order to study the subject from different viewpoints. The main reference frames were Kraljic matrix, cate-gory management and the analysis of suppliers through a portfolio mode. The Spend and SWOT analyses were used as additional reference frames.

The project was executed as an action research. At the beginning a current status analysis was conducted on the subcontracting. This analysis included gathering procurement data from the existing information systems. In addition, the key account managers were inter-viewed. Finally, the analyses outlined in the frame of reference conducted.

The analysis of the current status resulted in an understanding on how the procurement is to be operated in each product category. At the implementation phase three product categories were chosen and their procurement channels were adapted to match the theories in the frame of reference. The product categories were opened for tendering, negotiations were held with supplier candidates and changes in the procurement channels were implemented. The selections were guided by the theories in the frame of reference and the results of the current status analysis.

The results gathered at the implementation phase were measured by qualitative and quantitative criteria. The results were good by quality but concrete quantitative benefits were not identified.

The results of this project can be utilized further. The subcontracting can benefit from the analysis in the future as a tool for development.