Yhteissuunnittelumalli tapahtuman toteutuksessa : case OkuFest

Abstract

Opinnäytetyössä tutkitaan OkuFest tapahtuman osallistavaa yhteissuunnittelua sekä tapahtumatuotannossa käytettävää organisaatio mallia. OkuFest on maksuton Outokummussa tapahtuva festivaali, jota on toteutettu useita vuosia erinäköisin ja pituisin kokoonpanoin. Kirjoitettua tietoa ei aiemmista tapahtumista ole ja nyt käytetty suunnittelun- sekä organisaation malli oli ensimmäistä kertaa käytössä. Tapahtuma on vakiintunut vuodesta toiseen tapahtuvaksi sekä profiloitunut järjestämispaikkakuntansa omaksi tapahtumaksi.

Tutkimus toteutettiin haastattelu tutkimuksena, käytetty menetelmä oli kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimusmenetelmä. Haastateltaviksi valikoitui henkilöitä, jotka osallistuivat suunnitteluun vapaaehtoistyön pohjalta. Kysymykset haastatteluun muodostuivat teemojen ja tutkimuskysymyksen ympäriltä, joten kyseessä oli teemahaastattelu. Haastatteluja toteutettiin kesän ja syksyn aikana kasvokkain tai zoom yhteydellä.

Tapahtuma-alan ekosysteemiseen rakenteeseen kuuluu monia toimijoita. Rakenne tuo kausiluontoiseen ja suhdanneherkkään alaan joustavuutta. Tutkimustulosten perusteella nyt käytetty suunnittelun malli oli hyvä, koska useammat henkilöt pääsivät mukaan suunnitteluprosessiin niin halutessaan. Yhteissuunnittelu perustuu vapaaehtoisuuteen ja on sidoksissa osallistujien omiin intresseihin. Projektiorganisaatio malli on yleisesti käytössä tapahtumien tuottamisessa, tapahtumalla ja projektilla on selkeä alku ja loppu. Tapahtuman vaikuttavuuden osa-alueet ekologinen, taloudellinen, sosiokulttuurinen ja imagollinen kietoutuvat toinen toiseensa vaikuttaen toisiinsa, tarkoittaen ettei yhtä osa-aluetta voida kehittää kehittämättä myös toista.