Puolustusministeriön sisäisesti tuottama raportointi ja sen hyödyntäminen sisäisesti
Konka, Emmi (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403084053
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403084053
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä raportteja puolustusministeriössä tuotetaan, miten raporteista saatua tietoa hyödynnetään ja miten raportointia voisi tulevaisuudessa tehostaa, jotta se palvelisi tiedolla johtamisen konseptia. Tutkimus perustui konsulttiyritys Creatidon vuonna 2022 tekemään tiedolla johtamisen kypsyysanalyysiin. Kypsyysanalyysin mukaan puolustusministeriö on tasolla 3, eli kehittyvä. Kehityskohteita olivat puolustusministeriössä tehtävä raportointi ja tiedolla johtamisen käsitteiden selkeyttäminen. Tutkimuksessa tarkasteltiin johtoryhmille tehtävää raportointia ja raportointiin liittyviä ohjeita ja ohjeistuksia.
Opinnäytetyön tietoperusta käsittelee tiedolla johtamisen, tietojohtamisen ja raportoinnin määritelmiä. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena, eli kvalitatiivisena tutkimuksena ja siinä hyödynnettiin määrällisen, eli kvantitatiivisen tutkimuksen menetelmiä. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaista raportointia puolustusministeriössä tehdään, mitä asioita johtoryhmille raportoidaan ja millaisia ohjeita tai ohjeistuksia puolustusministeriössä on raportointiin liittyen. Tutkimus toteutettiin kyselylomakkeella.
Tutkimukseen osallistui 11 puolustusministeriön asiantuntijaa ja kolme johtoryhmien sihteeriä. Tutkimus toteutettiin toimeksiantona puolustusministeriölle. Tutkimukseen sisällytettiin vain julkista tietoa ja siinä ei käsitelty Puolustusvoimilta saatavia raportteja.
Tuloksista ilmeni, että puolustusministeriössä ei ollut varsinaista ohjeistusta raportointiin tai raporttien tekoon. Raportoinnin ohjeistukset olivat enimmäkseen johtoryhmien kokouksissa pidettävien esitysten pituuksiin liittyviä. Lisäksi johdon tietotarpeet olivat vastaajien mukaan epäselvät. Vastaajat toivoivat apua analytiikan ja tekoälyn hyödyntämiseen raportoinnissa sekä tiedon visualisoinnissa.
Kehitysehdotuksissa esiteltiin viisi kehityskohdetta. Raportoinnin kehittämisen voisi aloittaa selvittämällä johdon tietotarpeet esimerkiksi kyselyn tai haastattelun avulla. Raportoinnin apuna voisi hyödyntää tiedolla johtajan raportoinnin vuosikelloa. Tiedolla johtamiseen tarvitaan strategia ja sopiva strategia voisi olla nykyisyyden tiedolla johtamisen strategia. Lisäksi raportointia voisi kehittää käyttäjälähtöisesti ja raportoinnissa voisi hyödyntää esimerkiksi BI-työkaluja tai tekoälyä tiedon analysointiin.
Opinnäytetyö tehtiin syksyn 2023 ja kevään 2024 välisenä aikana.
Opinnäytetyön tietoperusta käsittelee tiedolla johtamisen, tietojohtamisen ja raportoinnin määritelmiä. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena, eli kvalitatiivisena tutkimuksena ja siinä hyödynnettiin määrällisen, eli kvantitatiivisen tutkimuksen menetelmiä. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaista raportointia puolustusministeriössä tehdään, mitä asioita johtoryhmille raportoidaan ja millaisia ohjeita tai ohjeistuksia puolustusministeriössä on raportointiin liittyen. Tutkimus toteutettiin kyselylomakkeella.
Tutkimukseen osallistui 11 puolustusministeriön asiantuntijaa ja kolme johtoryhmien sihteeriä. Tutkimus toteutettiin toimeksiantona puolustusministeriölle. Tutkimukseen sisällytettiin vain julkista tietoa ja siinä ei käsitelty Puolustusvoimilta saatavia raportteja.
Tuloksista ilmeni, että puolustusministeriössä ei ollut varsinaista ohjeistusta raportointiin tai raporttien tekoon. Raportoinnin ohjeistukset olivat enimmäkseen johtoryhmien kokouksissa pidettävien esitysten pituuksiin liittyviä. Lisäksi johdon tietotarpeet olivat vastaajien mukaan epäselvät. Vastaajat toivoivat apua analytiikan ja tekoälyn hyödyntämiseen raportoinnissa sekä tiedon visualisoinnissa.
Kehitysehdotuksissa esiteltiin viisi kehityskohdetta. Raportoinnin kehittämisen voisi aloittaa selvittämällä johdon tietotarpeet esimerkiksi kyselyn tai haastattelun avulla. Raportoinnin apuna voisi hyödyntää tiedolla johtajan raportoinnin vuosikelloa. Tiedolla johtamiseen tarvitaan strategia ja sopiva strategia voisi olla nykyisyyden tiedolla johtamisen strategia. Lisäksi raportointia voisi kehittää käyttäjälähtöisesti ja raportoinnissa voisi hyödyntää esimerkiksi BI-työkaluja tai tekoälyä tiedon analysointiin.
Opinnäytetyö tehtiin syksyn 2023 ja kevään 2024 välisenä aikana.