MATKASIHTEERIPALVELUN TUOTTEISTAMINEN M2 -MATKA- JA KULUHALLINTAPALVELUSSA MONETRA OY:SSÄ
Honkanen, Jaana (2014)
Honkanen, Jaana
Oulun ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014112416535
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014112416535
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on Monetra Oy. Monetra on talous- ja henkilöstöhallinnon pal-veluita tuottava palvelukeskus. Taloushallintopalveluiden yksi palvelukokonaisuus on M2 – matka- ja kuluhallintapalvelut. Matka- ja kuluhallintapalvelut tarjoaa asiakkailleen M2-järjestelmän pääkäyttäjä-palveluja. M2-järjestelmällä tehdään matkalaskuja ja kilometri- ja kuluveloituksia.
Tutkimusongelmana oli selvittää, miten matkasihteeripalvelu voidaan käytännössä tuottaa asiakkaalle M2-järjestelmällä, mitä seikkoja tulee ottaa huomioon, kun matkasihteeripalvelua tarjotaan asiakkaalle, ja kuinka paljon aikaa kuluu laskujen tallentamiseen. Tavoitteena on matka- ja kuluhallintapalveluiden palvelutarjonnan laajentaminen ja kehittäminen sekä prosessin kuvaaminen. Tavoite on myös, että matkasihteeripalvelua voitaisiin jatkossa tarjota matka- ja kuluhallintapalveluiden yhtenä liitännäispalveluna sekä uusille että jo olemassa oleville asiakkaille.
Uuden M2-käyttäjäasiakkaan kanssa sovittiin paperisten matkalaskujen lähettämisestä Monetraan pääkäyttäjälle tallennettavaksi M2-järjestelmään. Pilotointijakso kesti kaksi kuukautta. Matkasihteeri-palveluun kuului matkalaskujen tallentaminen ja tiliöinti, liitteiden liittäminen ja lähettäminen ne asiak-kaan hyväksyjälle hyväksyttäväksi. Jakson aikana pidettiin päiväkirjaa ja kirjattiin ylös mistä toimin-noista matkasihteeripalvelu muodostuu, kuinka paljon laskujen tallentamiseen kuluu aikaa ja mitä seikkoja tulee ottaa huomioon, jos matkasihteeripalvelua halutaan tarjota asiakkaalle.
Selvityksen perusteella voidaan todeta, että matkasihteeripalvelu on toteuttavissa raportissa esitetyllä tavalla. Aluksi asiakkaan kanssa pidetään aloituspalaveri. Aloituspalaverissa käydään läpi muun muassa tilikartta ja millaisia tietoja matkalaskulomakkeilla ilmoitetaan, jotta laskujen tallentaminen sujuisi ilman keskeytyksiä ja jotta prosessi olisi mahdollisimman tehokas. Paras hyöty kokonaisuuden kannalta saadaan, kun matkasihteeripalvelu toteutetaan uuden asiakkaan kanssa. Hyödyt tulevat parhaiten esille käyttöönottovaiheeseen liittyvien toimenpiteiden jäädessä vähemmälle tai kokonaan pois. Keskimääräinen laskujen käsittelyyn käytetty aika pilotointijaksolla oli noin 7,73 minuuttia. Aikaan on huomioitu kaikki vaiheet postin käsittelystä aina laskun hyväksyttäväksi lähettämiseen asti. Matkasihteeripalvelun hinta voi nousta asiakkaan mielestä liian korkeaksi, jos matkasihteeripalvelun hinnoitteluperusteena käytetään aikaveloitukseen perustuvaa hinnoittelua. Hinta ei saisi olla ainoa kriteeri, vaan tulisi huomioida myös matkalaskutuksen oikeellisuus ja kokonaistehokkuus.
Tutkimusongelmana oli selvittää, miten matkasihteeripalvelu voidaan käytännössä tuottaa asiakkaalle M2-järjestelmällä, mitä seikkoja tulee ottaa huomioon, kun matkasihteeripalvelua tarjotaan asiakkaalle, ja kuinka paljon aikaa kuluu laskujen tallentamiseen. Tavoitteena on matka- ja kuluhallintapalveluiden palvelutarjonnan laajentaminen ja kehittäminen sekä prosessin kuvaaminen. Tavoite on myös, että matkasihteeripalvelua voitaisiin jatkossa tarjota matka- ja kuluhallintapalveluiden yhtenä liitännäispalveluna sekä uusille että jo olemassa oleville asiakkaille.
Uuden M2-käyttäjäasiakkaan kanssa sovittiin paperisten matkalaskujen lähettämisestä Monetraan pääkäyttäjälle tallennettavaksi M2-järjestelmään. Pilotointijakso kesti kaksi kuukautta. Matkasihteeri-palveluun kuului matkalaskujen tallentaminen ja tiliöinti, liitteiden liittäminen ja lähettäminen ne asiak-kaan hyväksyjälle hyväksyttäväksi. Jakson aikana pidettiin päiväkirjaa ja kirjattiin ylös mistä toimin-noista matkasihteeripalvelu muodostuu, kuinka paljon laskujen tallentamiseen kuluu aikaa ja mitä seikkoja tulee ottaa huomioon, jos matkasihteeripalvelua halutaan tarjota asiakkaalle.
Selvityksen perusteella voidaan todeta, että matkasihteeripalvelu on toteuttavissa raportissa esitetyllä tavalla. Aluksi asiakkaan kanssa pidetään aloituspalaveri. Aloituspalaverissa käydään läpi muun muassa tilikartta ja millaisia tietoja matkalaskulomakkeilla ilmoitetaan, jotta laskujen tallentaminen sujuisi ilman keskeytyksiä ja jotta prosessi olisi mahdollisimman tehokas. Paras hyöty kokonaisuuden kannalta saadaan, kun matkasihteeripalvelu toteutetaan uuden asiakkaan kanssa. Hyödyt tulevat parhaiten esille käyttöönottovaiheeseen liittyvien toimenpiteiden jäädessä vähemmälle tai kokonaan pois. Keskimääräinen laskujen käsittelyyn käytetty aika pilotointijaksolla oli noin 7,73 minuuttia. Aikaan on huomioitu kaikki vaiheet postin käsittelystä aina laskun hyväksyttäväksi lähettämiseen asti. Matkasihteeripalvelun hinta voi nousta asiakkaan mielestä liian korkeaksi, jos matkasihteeripalvelun hinnoitteluperusteena käytetään aikaveloitukseen perustuvaa hinnoittelua. Hinta ei saisi olla ainoa kriteeri, vaan tulisi huomioida myös matkalaskutuksen oikeellisuus ja kokonaistehokkuus.