Pienyrityksen ja tilitoimiston yhteistyö palkanlaskennassa

Abstract

TIIVISTELMÄ Oulun ammattikorkeakoulu Liiketalouden koulutusohjelma Taloushallinto

Tekijä: Tanja Simsek Opinnäytetyön nimi: Pienyrityksen ja tilitoimiston yhteistyö palkanlaskennassa Työn ohjaaja: Merja Luukkonen Työn valmistumislukukausi- ja vuosi: Syksy 2014 Sivumäärä: 36 + 3 liitesivua

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia pienyrityksen ja tilitoimiston yhteistyötä ja työnjakomahdollisuuksia yrityksen palkanlaskentaprosessissa. Tarkoituksena oli selvittää minkälaisia palkanlaskentaan kuuluvia tehtäviä yrittäjä, joka haluaa hoitaa työntekijöidensä palkanlaskennan, voisi tarvittaessa siirtää tilitoimistonsa hoidettavaksi. Työnjakoa ja sen vaikutuksia käsitellään myös vastuunjakautumisen näkökulmasta. Opinnäytetyön toimeksiantajana on tilitoimisto RL-Tili Oy ja kohdeyrityksenä oululainen ravintola-alan yritys, joka käyttää toimeksiantajan tilitoimistopalveluja.

Teoreettinen viitekehys koostuu osapuolten väliseen toimeksiantosopimukseen liitetyistä palveluista ja sopimusehdoista. Lisäksi teoriassa käydään läpi palkkahallinnon prosesseja aina yksittäisen palkan laskemisesta palkanlaskijan tehtäviin koko työsuhteen aikana. Tutkimusmenetel-mänä on käytetty prosessianalyysiä kohdeyrityksen palkanlaskentaprosessin nykytilan kuvaamiseen. Lisäksi on käytetty teemahaastattelua tilitoimistoyritysten kokemusten ja mielipiteiden keräämiseen palkanlaskentaprosessin tehtävien työnjaosta.

Tutkimus osoitti, että tilitoimistoyritykset koosta riippumatta ovat hyvin myönteisiä kaikenlaiselle yhteistyölle asiakkaidensa kanssa. Sopimusvaiheessa jo huomioidaan asiakkaan tarpeet ja toi-veet ja yksilöityjä palvelupaketteja käytetään paljon. Sellaisissa tilitoimistoissa, joissa käytettiin nettipohjaista kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmistoa yhteistyö asiakkaiden kanssa sujui joustavimmin.

Tulosten perusteella tulin siihen johtopäätökseen, että kaikenlaista yhteistyötä palkanlaskennassa kohdeyrityksen ja toimeksiantajan välillä voidaan lisätä, mikäli käytössä on palkanlaskentaohjelmisto, jota molemmat osapuolet pääsevät käyttämään. Suosittelemani ohjelmisto on Palkka.fi-sivusto, joka kohdeyrityksellä on jo käytössä. Ohjelma on käyttäjilleen ilmainen ja siihen saa tarvittaessa tunnukset myös tilitoimistolle. Lisäksi kohdeyrityksen henkilöstömäärä on vuositasolla alle viisi, mikä myös puoltaa Palkka.fi-ohjelmiston soveltuvuutta tässä tapauksessa.

Asiasanat: Palkkahallinto, Palkka.fi, prosessianalyysi, toimeksiantosopimus

ABSTRACT Oulu University of Applied Sciences Degree Programme in Business Economics, Option of Financial Adminstration

Author: Tanja Simsek Title of thesis: Cooperation in payroll computation between small company and accounting firm Supervisor: Merja Luukkonen Term and year when the thesis was submitted: Autumn 2014 Number of pages: 36 + 3 pages of appendices

The aim of this thesis was to examine the cooperation and the possibilities of sharing duties in payroll computation between a small company and an accounting firm. The aim was to find out what kind of individual tasks in salary calculation an entrepreneur taking care of employees' payroll could transfer to the accounting firm. The division of tasks and its effects were examined also from the perspective of the division of responsibility. The thesis was commissioned by the accounting firm RL-tili Oy and the case company operates in catering business and is located in Oulu.

The theoretical framework consisted a commission agreement between the parties connected to the services and the terms of the contract. Furthermore, the theory discussed payroll administration processes for example an individual salary calculation and wages clerk duties throughout the course of employment. As a research method process analysis was employed to describe the case company's current state of the payroll process. In addition, the theme interview was also conducted to gather experiences and opinions of accounting firms in the division of tasks in the payroll process.

The study showed that accounting firms, regardless of size, welcome all kinds of cooperation with their customers. The agreement phase already takes customer's hopes and needs into account. Personalized service packages are widely used. Those accounting firms, using a web-based accounting and payroll software cooperation with the customers were the most flexible ones.

Based on the result it could be concluded that any kind of cooperation in payroll can be increased between the case company and RL-Tili Oy if there is a common payroll software. The recom-mended software is called Palkka.fi site, which is already being used by the case company. The programme is free and it is possible to add new users and create IDs to the accounting firm. The fact that the amount of employees' of the case company is less than five on an annual basis, supports the use of Palkka.fi software in this case.

Keywords: Salary administration, Palkka.fi, process analysis, commission agreement