Intercompany-huoltojen kehittäminen : Improvement of Intercompany services

Abstract

Tässä insinöörityössä selvitettiin, voiko osan Vaisala Oyj:n laitehuoltojen intercompany-huolloista eli konserniyhtiöiden välisistä kaupoista kääntää tavallisiksi emoyhtiön ja asiakkaan välillä käytäviksi suoriksi asiakastoimituksiksi. Lisäksi tavoitteena oli kirjoittaa ohjeistus Vaisalan emo- ja tytäryhtiöiden huoltotoimistoille siitä, miten jatkossa toimitaan kyseisten huoltotapausten kanssa.

Insinöörityö on laadullinen työ, joka on tehty pääasiassa osallistuvan havainnoinnin menetelmällä. Työn tiedot perustuvat omiin havaintoihin työpaikalta, vapaisiin asiantuntijahaastatteluihin sekä toimintatavan muutosta tutkineen projektiryhmän analyyseihin ja esitelmiin.

Perustelu kalibrointi- ja korjauspalveluiden laskutuslogiikan ja tulonjaon muutokselle on lisäarvon tuottaminen asiakkaan laitteelle emoyhtiöllä. Lisäksi huoltopalvelun tarjoaja kantaa toimintaan liittyvät riskit.

Insinöörityön lopputuloksena syntyi Vaisalan konserniyhtiöille ohjeistus huollon toimintatavan muutoksesta sekä intercompany-huollon käsittelystä suorana asiakastoimituksena. Aiempaan toimintatapaan verrattuna suurin osa toimistojen välisenä kauppana käydyistä huoltotilauksista käsitellään jatkossa kalibrointi- ja korjauspalvelua tarjoavan huoltoyksikön ja asiakkaan välisinä suorina asiakastoimituksina.

Monimutkaisia liiketoimintatapoja yksinkertaistamalla ja yhtenäistämällä voitiin vähentää virheiden mahdollisuuksia, parantaa siirtohinnoittelun hallintaa yhtenäisellä siirtohinnoittelumenetelmällä sekä ennakoida ja vähentää paremmin globaaleja verokuluja. Yhtenäisen laskutustavan puuttuessa oli vaikeaa hallita riskejä, kannattavuutta ja tuottavuuden ennustettavuutta. Kansainvälisten käytäntöjen läpinäkyvyyttä lisättiin ja riskejä sekä käyttökustannuksia vähennettiin. Globaalisti standardoidut ja optimaaliset myyntiprosessit ja -käytännöt tarjoavat luotettavan asiakaskokemuksen ja palvelevat asiakkaiden tarpeita. Ne myös tukevat määräystenmukaista verottamista sekä mahdollistavat tehokkaan liiketoimintatavan.

The objective of this Bachelor’s thesis was to analyze if some of Vaisala Oyj’s instrument service intercompany cases, i.e. transactions between corporation companies, could be handled as normal customer deliveries between the parent company and the customer. The aim of this study was also to write instructions for Vaisala parent and subsidiary company service offices, how the service cases in question will be handled in the future.

This Bachelor’s thesis is a qualitative study which is executed mainly with the committed observation method. The information of this study is based on the writer’s own observations from the workplace, free expert interviews as well as the analyses and presentations of a project team which studied the change in mode of operation.

The rationale to change the invoicing logic and the distribution of the profits of calibration and repair services is that the value-added to the customer’s instrument is generated at the parent company. Also the provider of the after-sales service is the one who carries the risks related to the operations.

As a result of this Bachelor’s thesis, instructions of change in mode of operation in service and handling of intercompany service as a direct customer delivery were originated to Vaisala corporation companies. Compared to the previous procedure, most of service orders which have been treated as transactions between offices will be handled as direct customer deliveries between the office which offers the calibration and repair service and the customer in the future.

By simplifying and combining the complex business activities, the possibility of mistakes could be reduced, the control of transfer pricing could be improved by using a unified transfer pricing method as well as global tax expenses could be anticipated and reduced better. As a solid billing method was missing, it was hard to control the risks, profitability and predictability of productivity. The transparency of global practices was increased and the risks together with operating costs were minimized. It was discovered that the globally standardized and optimal sales processes and practices offer a reliable customer experience and serve the needs of the customers. They also support compliance to taxation and enable an efficient practice of business activities.