Palkkahallinnon prosessit ja työohjeistus : Oy Hartwall Ab

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli havainnollistaa palkkahallinnon tärkeimmät työvaiheet sekä niihin sisältyvät vastuut, tehtävät ja järjestelmien väliset rajapinnat prosessikaavioiden avulla. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia myös työohjeistus, joka antaa selkeän kokonaiskuvan palkkahallinnon työtehtävistä ja aikatauluista palkkavuoden aikana. Vanhoja työohjeita tuli lisäksi päivittää ja tehdä uusia ohjeita lisää. Työohjeet tuli siirtää saman verkkokansion alle. Opinnäytetyön tuotoksena syntyneet prosessikaaviot ja työohjeistus tehtiin toimeksiantona Oy Hartwall Ab:lle.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä, joka sisälsi raportin ja tuotokset. Tutkimuksessa käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Opinnäytetyön raporttiosuudessa syvennyttiin ammattikirjallisuuteen, joka käsitteli palkanlaskennan perusteita sekä prosessijohtamisen ja -kuvaamisen eri vaiheita. Tämän lisäksi raportissa selostettiin palkkahallinnon prosessien kuvaamisen ja työohjeistuksen laatimisen eteneminen. Teoriaan syventymisellä luotiin pohja prosessikaavioiden ja työohjeistuksen tulkitsemiselle.

Opinnäytetyön tuotoksena syntyi seitsemän prosessikaaviota, jotka havainnollistavat selkeästi palkkahallinnon tärkeimpien prosessien työnkulun. Työohjeistus laadittiin vuosikello-malliseksi Excelillä. Vuosikellon työtehtäviin sisällytettiin hyperlinkki, joka mahdollistaa sujuvan siirtymisen sähköiseen yksityiskohtaisempaan työohjeeseen. Yksittäiset työohjeet päivitettiin ja ne siirrettiin saman verkkokansion alle.

Prosessikaaviot antoivat vahvan perustan palkkahallinnon kehittämistyölle tulevaisuudessa. Vuosikello toi helpotusta palkkahallinnon jokapäiväiseen työhön tukien aikataulujen suunnittelua ja työhön perehdyttämistä sekä työohjeiden dokumentointia, käyttämistä ja päivittämistä.

The purpose of the thesis was to describe the main payroll processes. Through the process diagrams it was easier to understand the process flow including responsibilities, tasks and interfaces between various systems. The aim of the thesis was also to prepare the work instructions which provided an overall view of payroll tasks and schedules during the year. Some of the current work instructions also had to be updated and new instructions were needed. All separate work instructions had to be collected into the same network folder. The output of the thesis was commissioned by a Finnish beverage company Oy Hartwall Ab.

The focus of the thesis was on operational aspects, and it consists of a report and an output. Qualitative research methods were used. The report was based on professional payroll literature and starting points for process management and description of the process were included. The report also included the steps in the description of the payroll processes and preparation of the work instructions. The theoretical framework was used to create a basis for reading the process diagrams and the work instructions.

The output of the thesis was seven process diagrams which clearly demonstrate how the process steps are progressing in each payroll process. The work instructions were based on the model of the annual activity calendar. It was made by Excel and tasks were included by the hyperlink which allows a smooth transition to the electronic individual work instructions which were updated and transferred into the same network folder.

The process diagrams provided a strong basis for further development work of payroll. The annual activity calendar was taken into use by payroll department giving support for daily basis work, work orientation and documentation of work instructions make them easy to find, use and update in the future.