ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti ja sen haasteet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ERP-järjestelmiä (toiminnanohjausjärjestelmä, Enterprise Resource Planning System) ja etenkin niiden käyttöönottoa. Opinnäytetyössä tutustuttiin tarkemmin kohdeyrityksen SAP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon ja sen vaikutuksiin asiakaspalveluosastolla. ERP-järjestelmiä otetaan käyttöön jatkuvasti ja käyttöönottojen onnistuminen voi vaikuttaa suuresti yrityksen toimintaan. Tutkimusaihe oli hyvin tärkeä koska monet ERP-järjestelmien käyttöönotot epäonnistuvat.

Opinnäytetyössä tutustuttiin ensin ERP-järjestelmiin yleisellä tasolla ja tuotiin esiin muutamia tärkeitä asioita, kuten master datan tärkeys. Teoriapohjassa tarkasteltiin tarkemmin ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektin suunnittelua, johtamista, organisoimista, sekä toteuttamista. Tärkeänä asiana ERP-järjestelmien käyttöönottoprojektien onnistumiseen huomattiin muutosjohtaminen. Jokainen ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti on suuri muutos yritykselle ja sitä tulee johtaa päättäväisesti.

Työn tutkimusosiossa kuvattiin kohdeyrityksen SAP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektia. Projektista oli käytettävissä paljon dokumentaatiota jota käytettiin lähdeaineistona tutkimuksessa. Lisäksi tutkimusta varten toteutettiin kysely kohdeyrityksen asiakaspalveluosastolla. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää loppukäyttäjien tuntemuksia sekä mielipiteitä uudesta SAP-järjestelmästä ja sen käyttöönottoprojektista. Tutkimus toteutettiin käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Kyselyn tuloksista kävi ilmi että loppukäyttäjät kokivat käyttöönottoprojektin haasteelliseksi.

Tutkimuksessa selvisivät SAP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin haasteet ja kuinka ne vaikuttivat SAP-toiminnanohjausjärjestelmän toimintaan kohdeyrityksessä. Suurimpia ongelmia SAP-projektissa oli huonosti onnistunut master datan siirtäminen uuteen toiminnanohjausjärjestelmään ja loppukäyttäjien vähäinen kouluttaminen. Monista haasteista huolimatta tutkimuksesta kävi ilmi että käyttöönottoprojekti kohdeyrityksessä oli mennyt kohtuullisen hyvin.

The purpose of the study was to examine the ERP systems (Enterprise Resource Planning System), and in particular their use. The thesis explored the target company's SAP implementation and its impact on the customer service department in more detail. ERP systems are being introduced frequently and Implementation can greatly affect the success of the business. The research topic was very important because many ERP system implementations do not succeed.

The thesis first explored ERP systems in general and highlighted a few important things such as the importance of master data. The theory was examined in more detail in the base of the ERP system implementation project planning, project management, project organizing and project execution. Good change management was a significant factor in the success of ERP project. Every ERP system project is a major change for organizations and the change needs to be managed effectively.

The research section of the study described the target company's SAP implementation project. There was a lot of documentation available of the project which was used as source material for the study. In addition, a survey was conducted in the target company's customer service department. The purpose of the survey was to find out the feelings and opinions of end-users on the new SAP system and its implementation project. The research was conducted using qualitative research methods. The results revealed that end-users did not experience the introduction project of the new ERP system in a very successful way.

The study revealed challenges in the ERP project and how these challenges affected the operation of the SAP system in the target company. The main problems in the project were a poorly conducted master data conversion and nearly nonexistent end-user training. Despite many challenges, the results showed that the implementation of the SAP system in the target company had been carried out reasonably well.