Taloushallinto-ohjelman oppaat tilitoimistolle : Accountor Pohjois-Helsinki Oy

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö saatiin toimeksiantona tilitoimisto Accountor Pohjois-Helsinki Oy:ltä. Tavoitteena oli laatia kolme tiivistä ja helppolukuista opasta Baswaren ProMicro-taloushallinto-ohjelmaan. Asiakkaan opas toimisi uusien asiakkaiden perehdytyksessä sekä parantaisi nykyisten käyttäjien osaamista. Kirjanpitäjän opas toimisi vastaavasti uusien kirjanpitäjien perehdytyksessä sekä parantaisi yhtenäisten kirjauskäytäntöjen toteutumista. Kauppiaiden kirjanpito-ohje toimisi puolestaan apuna kauppiasasiakkaiden kirjanpidossa.

Työn teoreettinen viitekehys koostui alan ammattikirjallisuudesta. Lisäksi opinnäytetyössä hyödynnettiin kvalitatiivisia taustatutkimuksia. Ensimmäiset haastattelut toteutettiin ProMicro-asiakkaiden kirjanpitäjille. Jälkimmäinen haastattelukierros suunnattiin ainoastaan kauppiasasiakkaiden kirjanpitäjille. Ensimmäisillä haastatteluilla pyrittiin kartuttamaan asiakkaiden tyypillisimpiä ongelmakohtia ohjelman käytössä ja jälkimmäisillä kauppiasasiakkaiden kirjanpidon erityispiirteitä.

Haastatteluista kävi esille yleisimpiä haasteita, joita asiakkailla oli ollut ProMicron käytössä. Näitä olivat muun muassa hyvityslaskun tekeminen ja maksun onnistumisen varmentaminen. Jälkimmäisistä haastatteluista kävi esille myös kauppiasasiakkaiden kirjanpidon erityispiirteitä. Haastattelujen tulokset huomioitiin ohjeiden sisällöissä. Lisäksi oppaiden tuli käsitellä ohjelman tärkeimpiä toiminnollisuuksia. Kirjanpidon oppaat rajattiin käsittelemään kuukausikirjanpitoa varsinaisen pääkirjanpidon tapahtuessa toisessa järjestelmässä.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi kolme opasta, jotka ohjeistavat vaiheittain ProMicron käyttöä. Työn tavoitteet täyttyivät ja toimeksiantajayritys oli tyytyväinen oppaisiin. Oppaita voi jatkossa myös päivittää tarpeen vaatiessa esimerkiksi ohjelmistopäivitysten yhteydessä.

The present functional thesis was based on a commission given by an accounting firm Accountor Pohjois-Helsinki Oy. The objective of the thesis was to create three compact and easy-to-read guides to Basware’s financial administration software ProMicro. First, the customer guide will be used to introduce the software to new customers and to improve the current customers’ know-how. Second, the accountant’s guide will be used for orientation and to help build uniform methods of work. And third, the retailers’ accounting guide will help the accountants with the retail customers’ accounting.

The main theory consisted of professional literature related to accounting. Qualitative research methods were applied in the study. The first qualitative research data consisted of the interviews with the accountants of Accountor. In addition, further interviews were conducted with the accountants who worked only with the retail customers. The aim of the first interview session was to discover the issues that the customers had found problematic when using the software and the aim of the second round of interviews was to identify the special characteristics of the retail accounting.

The results of the interviews revealed some typical problems the customers have had when using the software. These issues were for example creating a credit note and confirming the success of the payments. The characteristics of the retails’ accounting were also revealed. The results of the interviews were utilized in the content of the guides. In addition, the guides demonstrated the most essential functions of the software. Since the main bookkeeping is carried out with a different software, these guides do not deal with the closing of the accounts.

The outcome of the study were three practical guides that instruct step-by-step how ProMicro is to be used. They will be updated regularly if needed, for instance, after software updates. In conclusion, the study achieved its objectives and the company was very pleased with the result.