Vaasan ammattiopiston intranetin kehittäminen

Abstract

Sisäisen viestinnän tehtävänä on varmistaa, että työyhteisön jäsenet saavat tarvitsemansa tiedon. Sen viestinnän avulla ylläpidetään henkilösuhteita ja vahvistetaan myönteistä työilmapiiriä.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Vaasan ammattiopiston sisäistä viestintää ja parantaa sisäisen viestinnän laatua. Työn tarkoituksena oli selvittää Vaon intranetin, Klikin, käytettävyyttä ja kartoittaa käyttäjien tarpeita ja tyytyväisyyttä siihen.

Opinnäyteyön teoreettinen viitekehys perustui käytettävyyteen ja työyhteisöviestintään. Käytettävyystutkimus toteutettiin sähköisenä, www-pohjaisena kyselytutkimuksena helmikuussa 2014. Tutkimuksella haluttiin selvittää, mitä henkilöstö odottaa intranetiltä ja kuinka sitä voisi kehittää. Kyselylomake sisälsi sekä avoimia että strukturoituja kysymyksiä, jotka koskivat muun muassa tiedon löytymistä, sivuston helppokäyttöisyyttä, sisältöä ja ulkoasua. Kyselyyn osallistui yhteensä 59 vastaajaa.

Lähes 80 % vastaajista piti Klikiä tärkeänä tiedotuskanavana, ja sitä toivottiin käytettäväksi enemmän sisäiseen viestintään. Klikin käytettävyysongelmat ja tiedon löytymisen vaikeudet vähensivät ja jopa estivät sen käyttöä. Sen sisällössä ei ollut huomioitu riittävästi ruotsinkielisiä käyttäjiä. Käyttäjät toivoivat parannusta intranetin selkeyteen, haku-toimintoon, rakenteeseen ja nimeämiseen. Intranetissä toivottiin olevan enemmän vuorovaikutteisuutta.

Tulosten perusteella laadittiin ehdotus päivittäiseen käyttöön tarkoitetun käyttäjäystävällisemmän intranetin kehittämiseksi.

The aim of this study was to develop internal communication at Vaasa Vocational Institute and to improve the quality of internal communication at the Institute. The study hoped to clarify the Institute’s intranet usability and to identify the users' needs and satisfaction.

The study deployed a usability survey, which was conducted in an electronic, web-based setting in February 2014. The purpose was to find out what kind of expectations the Institute’s staff had regarding the intranet. The questionnaire included open-ended and structured questions, about, information searches, the intranet’s usability, content and layout. A total of 59 respondents participated in the survey.

Almost 80% of the respondents considered the intranet as an important information channel, and they hoped to be able to use, to a greater degree, for internal communication. The intranet’s usability problems and difficulties in finding information reduced – and even prevented – its use. The Swedish-language content was not sufficiently taken into consideration. The users hoped improvement for the intranet’s user-friendliness, search functions, structure and labelling. Moreover, the respondents hoped it to be more interactive.

The results of the study are used for developing a better and more user-friendly intranet for daily use.