Taloushallinto-ohjelmiston hankintasuunnitelma : Tilitarkat Oy

Abstract

Työn tarkoitus oli tehdä hankintasuunnitelma sopivan taloushallinto-ohjelmiston löytämiseksi tilitoimisto Tilitarkat Oy:lle. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä.

Työn teoreettinen viitekehys koostui taloushallinnon järjestelmien yleiskuvauksesta, tietojärjestelmän hankinnan vaiheista ja sähköisestä taloushallinnosta. Tietojärjestelmän hankinnan vaiheissa keskityttiin hankinnan valmisteluvaiheeseen.

Työn tuotos eli hankintasuunnitelma sisälsi perustelut hankkeelle, sidosryhmäanalyysin, nykytilanteen kartoituksen, tavoitteet, prosessikaaviot uudelle ohjelmistolle, ohjelmistovaatimukset, perusarkkitehtuurin, vaiheet ja aikataulun, hankintamenettelyt, hankintaorganisaation, projektin ohjaus- ja hallintamenettelyt, riskianalyysin sekä investointilaskelmat. Ohjelmistovaatimuksia laadittaessa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäjien tarpeiden selvittämiseen.

Työn tuloksena valmistunut hankintasuunnitelma toimii hyvänä pohjana Tilitarkkojen taloushallinto-ohjelmiston hankintaprojektille. Hankintasuunnitelmaa pitää kuitenkin päivittää projektin edetessä, koska monessa hankintasuunnitelman osa-alueessa jouduttiin tyytymään liian suurpiirteiseen sisältöön valmisteluvaiheessa.

Yrityksen omistaja hyväksyi hankintasuunnitelman ja projekti aloitetaan marraskuussa 2014. Tarkoituksena oli myös koota yhteenveto projektista, jonka avulla seuraavien projektien hankintasuunnitelmalle saadaan parempaa pohjatietoa.

The purpose of the present thesis was to make a plan for acquiring a suitable financial system to the accounting company Tilitarkat Oy. The thesis was executed as a functional thesis.

The theoretical framework consisted of an overview of financial systems, phases connected to acquiring an information system and electronic financial administration. The concentration in the phases connected to acquiring an information system was on the preparation phases.

The acquisition plan contained reasoning for the initiative, including an analysis of the interest groups and an inventory of the present situation. In addition, the targets and the process descriptions of the new system were included in the plan. The plan also discussed the system requirements and the basic architecture, as well as different phases and the schedule and other acquisition proceedings. Furthermore, project management proceedings and the analysis of the risks and investment calculations were included in the plan. When defining system requirements, a qualitative research method was used in order to find out the needs of the future system users.

The acquisition plan works as a good base for Tilitarkat Oy in acquiring the new financial system. The acquisition plan, however, must be updated alongside with the project progress, as many sections of the acquisition plan are too rough since all of the necessary information was not available during the preparation phase.

The owner of the company accepted the acquisition plan and the project will start in November 2014. The idea is to assemble a summary of the project in order to receive better base data for the next possible projects.