Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kehittäminen : case: Raahen Tili Oy
Hummasti, Milja (2014)
Hummasti, Milja
Oulun ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121019284
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121019284
Tiivistelmä
Asiakirjojen ja dokumenttien määrä lisääntyy jatkuvasti johtuen muun muassa teknologian kehityksestä, kasvaneista tiedontapeista, tiedonsiirron helpottumisesta ja asiakirjojen tuottamisen helppoudesta. Asiakirjahallinnasta on tämän vuoksi tullut hyvin ajankohtainen ja tärkeä aihe. Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana oli Raahen Tili Oy, joka on Raahessa sijaitseva Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto. Opinnäytetyön aihe nousi toimeksiantajan tarpeesta kehittää asiakirjahallintaa ja ratkoa siihen liittyviä ongelmia.
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ja ohjeistaa toimeksiantajan asiakirjahallintaa ja arkistointia toimeksiantajan tarpeet ja vaatimukset huomioon ottaen. Tarkoituksena oli selvittää muun muassa, että mitä asiakirjoja yrityksen tulisi säilyttää, mikä olisi asiakirjojen ja dokumenttien säilytysaika, kuinka asiakirjahallinta olisi hyvä järjestää ja mitä siinä tulisi huomioida. Lisäksi kartoitettiin, että mitä vaatii pysyvä sähköinen säilyttäminen.
Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena. Tietoperusta koostui alan kirjallisuudesta, lainsäädännöstä, standardeista ja internet-lähteistä. Opinnäytetyössä kartoitettiin toimeksiantajan asiakirjahallinnan nykytilannetta, tarpeita ja vaatimuksia. Havaittuihin ongelmiin haettiin ratkaisu- ja kehittämisehdotuksia tietoperustaan tukeutuen.
Työn tuloksena saatiin koottua toimeksiantajalle asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tietopaketti. Sen pohjalta toimeksiantajan on hyvä lähteä kehittämään asiakirjahallintaa ja arkistointia edelleen. Toimeksiantajalle laadittiin myös asiakirjojen säilytysaikasuositukset asiakirjahallinnan tueksi. Nämä asiakirjojen säilytysaikasuositukset on esitetty opinnäytetyön liitteenä (liite 1). Vielä tässä vaiheessa toimeksiantajalle ei hankittu käyttöön asiakirjahallintajärjestelmää, vaan asiakirjahallintaa kehitettiin käyttäen perinteistä menetelmää, jossa asiakirjahallintaa muokattiin järkeistämällä kansiorakennetta ja luokittelemalla sekä järjestämällä tiedostot uudelleen.
Toimeksiantaja voi hyödyntää tätä opinnäytetyötä kehittäessään edelleen asiakirjahallintaa ja arkistointia. Tämän työn pohjalta on hyvä lähteä luomaan tarkempaa asiakirjahallinnan suunnitelmaa. Lisäksi opinnäytetyö voi toimia pohjana harkittaessa asiakirjahallintajärjestelmän hankkimista ja käyttöönottoa. Tämä opinnäytetyö sopii asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tietopaketiksi myös muillekin kuin toimeksiantajalle.
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ja ohjeistaa toimeksiantajan asiakirjahallintaa ja arkistointia toimeksiantajan tarpeet ja vaatimukset huomioon ottaen. Tarkoituksena oli selvittää muun muassa, että mitä asiakirjoja yrityksen tulisi säilyttää, mikä olisi asiakirjojen ja dokumenttien säilytysaika, kuinka asiakirjahallinta olisi hyvä järjestää ja mitä siinä tulisi huomioida. Lisäksi kartoitettiin, että mitä vaatii pysyvä sähköinen säilyttäminen.
Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena. Tietoperusta koostui alan kirjallisuudesta, lainsäädännöstä, standardeista ja internet-lähteistä. Opinnäytetyössä kartoitettiin toimeksiantajan asiakirjahallinnan nykytilannetta, tarpeita ja vaatimuksia. Havaittuihin ongelmiin haettiin ratkaisu- ja kehittämisehdotuksia tietoperustaan tukeutuen.
Työn tuloksena saatiin koottua toimeksiantajalle asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tietopaketti. Sen pohjalta toimeksiantajan on hyvä lähteä kehittämään asiakirjahallintaa ja arkistointia edelleen. Toimeksiantajalle laadittiin myös asiakirjojen säilytysaikasuositukset asiakirjahallinnan tueksi. Nämä asiakirjojen säilytysaikasuositukset on esitetty opinnäytetyön liitteenä (liite 1). Vielä tässä vaiheessa toimeksiantajalle ei hankittu käyttöön asiakirjahallintajärjestelmää, vaan asiakirjahallintaa kehitettiin käyttäen perinteistä menetelmää, jossa asiakirjahallintaa muokattiin järkeistämällä kansiorakennetta ja luokittelemalla sekä järjestämällä tiedostot uudelleen.
Toimeksiantaja voi hyödyntää tätä opinnäytetyötä kehittäessään edelleen asiakirjahallintaa ja arkistointia. Tämän työn pohjalta on hyvä lähteä luomaan tarkempaa asiakirjahallinnan suunnitelmaa. Lisäksi opinnäytetyö voi toimia pohjana harkittaessa asiakirjahallintajärjestelmän hankkimista ja käyttöönottoa. Tämä opinnäytetyö sopii asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tietopaketiksi myös muillekin kuin toimeksiantajalle.