Tapahtumaviestinnän merkitys tapahtumien onnistumiselle

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mistä onnistunut tapahtumaviestintä rakentuu. Tapahtuma-ala oli ahdingossa pandemia-aikana. Tämä johti siihen, että alan toimijoilla tuli tarve luoda ratkaisuja muuttuneeseen markkinatilanteeseen. Epävarman maailmantilanteen helpottuessa sosiaalinen media täyttyi pettyneiden tapahtumakävijöiden julkaisemasta palautteesta. Sen seurauksena nousi kysymys siitä, oliko pandemia-ahdinko vaihtunut tapahtuma-alan viestintäkriisiin. Tutkimuksessa keskityttiinkin suomalaisten tapahtuma-alan organisaatioiden viestintään ja sen epäonnistumisen riskeihin.

Tutkimuskysymyksinä opinnäytetyössä olivat se, mitä tarvitaan onnistuneeseen tapahtumaviestintään, onko yrityksillä nykyisellään riittävää osaamista siinä ja miten tapahtumaviestinnän riskeihin voidaan varautua ja miten niiltä vältytään. Teoriaosuus uppoutui käsitteisiin, jotka liittyivät tapahtuma-alaan ja tapahtumien järjestämiseen onnistuneesti. Lisäksi teorias-sa käsiteltiin kriisejä ja mainetta, joista ensimmäinen on väistämättä edessä, jos tapahtuma epäonnistuu ja toinen sen seurauksena vaakalaudalla. Tietoperustassa käsiteltiin lisäksi laaja-alaisesti markkinointi-, tapahtuma- ja kriisiviestinnän käsitteitä, jotka olivat työn keskeisimpiä käsitteitä tutkimuskysymyksen kannalta.

Tutkimusmenetelminä käytettiin aineisto- ja menetelmätriangulaatiota eli tutkimuksessa on sekä kvalitatiivista, että kvantitaavista tutkimusta ja aineistona kirjallisuutta sekä kysely. Kysely jaettiin suomalaisten tapahtumajärjestäjien ryhmässä LinkedInissa ja osaa kyselyyn vastanneista tavoiteltiin lyhyesti, jotta voitiin syventää ymmärrystä kyselyssä nousseista teemoista. Kyselyn tulosten luotettavuutta tuki, että se saatiin kohdennettua oikealle kohderyhmälle, ja vastauksissa on selkeä yhtenäisyys ja yhteisiä teemoja.

Johtopäätöksinä tutkimuksen tuloksista saatiin konkreettisia keinoja tapahtumaviestinnän onnistumiseen, tietoa tapahtumaviestinnän riskeistä ja niihin varautumisesta, sekä kriisiviestinnän kehittämiseen liittyviä keinoja. Opinnäytetyön toiminnallisena osana tehtiin verkkosivut, jotka voivat toimia oppaana tapahtuma-alan toimijoille tapahtumaviestinnän suunnitteluun ja siinä onnistumiseen. Valmis opinnäytetyö ja etenkin sen koottu versio verkkosivujen muodossa ovat tarkoitettu työkaluksi tapahtuma-alan markkinoinnin ja viestinnän suunnittelijoille ja toteuttajille.