Pudasjärven kaupungin ulkoisen viestinnän viestintäsuunnitelma

Abstract

Opinnäytetyöni aiheena on Pudasjärven kaupungin ulkoisen viestinnän vies-tintäsuunnitelma. Pudasjärven kaupungilla ei ole aikaisemmin ollut kirjallista viestintäsuunnitelmaa, vaan on toimittu suullisesti annettujen ohjeiden mu-kaan. Työn tavoitteena on tehdä toimiva ja Pudasjärven kaupungin tarpeita vastaava viestintäsuunnitelma. Tavoitteena on, että Pudasjärven kaupunki pystyy hyödyntämään viestintäsuunnitelmaa arkiviestinnässä sekä tarpeen vaatiessa viestintäsuunnitelma on helposti päivitettävissä.

Työn teoreettinen viitekehys on yhteisöviestinnän suunnittelu. Opinnäytetyös-sä tarkastelen myös kuntaviestintää sekä kuntien viestintään liittyviä lakeja ja määräyksiä. Aineisto kerätään aiheeseen liittyvästä kirjallisuudesta, Suomen Kuntaliiton aineistosta sekä internet lähteistä.

Opinnäytetyöni on toiminnallinen opinnäytetyö ja prosessissa syntyy kaksi eril-listä tuotosta, opinnäytetyöraportti ja produkti eli Pudasjärven kaupungin ulkoi-sen viestinnän viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelman aineisto kerätään puolistrukturoituina teemahaastatteluina kaupungin työntekijöitä haastattele-malla. Suunnitelmaa varten käytän myös benchmarkingia eli vertaan ja analy-soin muiden kaupunkien viestintäsuunnitelmia sekä tutkin Pudasjärven kau-pungin ulkoiseen viestintään liittyviä virallisia dokumentteja.

Opinnäytetyöprosessin tuloksena syntyy Pudasjärven kaupungin ulkoisen viestinnän viestintäsuunnitelma, jossa on eritelty ulkoisen viestinnän kohde-ryhmät, käytettävät viestintäkanavat, viestinnän vastuut ja työnjaot sekä kau-pungilla valmiina olevat viestintäprosessit. Tätä viestintäsuunnitelmaa kokei-lemalla sekä viestintää ja sen suunnittelua seuraamalla, on Pudasjärven kau-pungilla mahdollisuus päivittää viestintäsuunnitelmaa ja kehittää ulkoista vies-tintää tehokkaampaan ja toimivampaan suuntaan.

The topic of this thesis is a communication plan for the municipality of Pudasjärvi to use for their external communication. Pudasjärvi did not have written communication plans and, therefore, they only followed the unwritten rules and guidelines. The objective of this thesis is to devise a functional communi-cation plan to meet the needs of Pudasjärvi. The objective is to devise a plan that Pudasjärvi can use as a tool in their everyday external communication. Additionally, the plan is to be easy to update when necessary.

The theoretical framework of this thesis is built on the concept of organisational communication. Moreover, communication of municipalities and the laws and regulations which influence the communication of municipalities are under analysis. Literature on communication, material by Suomen Kuntaliitto and relevant electronic material are used.

This thesis is practice-based and there are two different final results, i.e. this thesis reporting the compilation of the communication plan and the communi-cation plan for external communication for the municipality of Pudasjärvi. Semistructured theme interviews were conducted to collect the information for the communication plan. I interviewed employees of Pudasjärvi. I also used benchmarking, i.e. I compared and analysed communication plans from the other municipalities and used the official documents of Pudasjärvi which are related to their external communication.

The concrete result of this practice-based thesis is the communication plan for external communication for the municipality of Pudasjärvi. This plan will specify the focus groups and tools for their external communication, responsibilities and division of work between the employees and unwritten rules and processes in external communication. By using this communication plan and monitoring how the communication and the communication plan are working, the municipality of Pudasjärvi can upgrade and improve their external communication and update this communication plan to be more effective and practical.