Osto- ja myyntireskontran ohje : Inchcape Motors Finland Oy

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön ensisijainen tavoite oli valmistaa reskontranhoidon ohje Inchcape Motors Finland Oy:lle englannin kielellä. Toissijainen tavoite opinnäytetyöllä oli kuvata teorian avulla, mitä termi taloushallinto tarkoittaa. Teorian avulla oli tarkoitus saada aikaan perusteellinen faktapohja ohjeen pohjaksi. Reskontranhoidon oli tarkoitus tehdä toimeksiantajan tarpeiden mukaiseksi, ja sen tarkoitus oli palevalla vain Hansa Enterprise - ohjelmiston käyttäjiä, joten sitä ei voida soveltaa suoraan muiden yritysten reskontraan.

Rakenteeltaan opinnäytetyö oli jaettu kahteen osaan, jotka olivat teoriaosuus ja siihen pohjautuva ohjeen sisältävä toiminnallinen osuus. Teoriaosuudessa taloushallinto pilkottiin pienempiin prosessikokonaisuuksiin ja jokainen tärkeä prosessi käytiin läpi erikseen. Tarkimpaan käsittelyyn prosesseista otettiin reskontranhoitoon liittyvät osaprosessit.

Toiminnallisessa osuudessa oli ohje englanniksi kaikista päivittäistä reskontraa koskevista prosesseista. Materiaali ohjeeseen oli kerätty työharjoittelun aikana Inchcape Motors Finland Oy:ssä reskontrahoidon tehtävissä. Tietoa oli myös kerätty haastattelemalla taloushallinnon työntekijöitä. Teoriaosuuden materiaalia oli saatu reskontranhoitoa ja taloushallinto käsittelevästä alan kirjallisuudesta.

Opinnäytetyön tärkein tulos oli valmis ohje, joka sisältää osto- ja myyntireskontran prosessit englannin kielellä. Prosessit oli avattu ohjeessa tekstin ja kuvien avulla mahdollisimman selkeästi. Toissijainen tulos oli teoriaosuudesta syntynyt oppiminen ja taloushallinnon prosessien syvällisempi ymmärtäminen. Ohje tehtiin toimeksiantajan toiveiden ja ohjeiden mukaisesti.

Teoriaosuuden ja toiminnallisen johtopäätöksenä voitiin todeta, että kohdeyritys käyttää sähköisen taloushallinnon työvälineitä, mutta niiden käyttöä olisi syytä tehostaa. Iso osa ohjeen prosesseista voitaisiin automatisoida, jolloin taloushallinnossa voitaisiin tiedonsyöttötehtävien sijaan lisätä resursseja analysoinnin tehtävissä. Teorian pohjalta voitiin todeta, että analysoivan työn lisääntyminen on trendinä tulevaisuudessa ja puhtaasti tiedonsyöttöä sisältävät tehtävät vähenevät.

The main objective of the thesis was to prepare a manual for sales and purchases ledgering for Inchcape Motors Finland Oy in English. The secondary objective of the theses was to define the term financial administration using textbooks as a source. The reason behind the focus on defining the term financial administration is to make a firm factual base for the functional part of the theses. The manual is made according to the client’s wishes and it can serve only the Hansa nterprise software for financial administration, so it cannot be applied directly to other software.

The structure of the theses is divided into two clearly distinctive parts. The first part includes the theoretical part that is followed by the actual manual. In the theory part the main processes of financial administration were divided into smaller parts that were each studied in detail. Sales and purchase ledgering processes were taken into closer examination.

The operational manual part of the thesis includes a comprehensive list of all the daily processes needed for ledgering in Inchcape Motors Finland Oy. Information for the manual was gathered by interviewing the employees in Inchcape Motors Finland Oy and by the authorworking in the sales and purchase ledgering department during an internship.

The most important outcome of the thesis was the manual that includes all the daily processes of sales and purchase ledgering. Simplicity was one of the key aspects of the manual which aimed at using clear text and numerous pictures illustrating the processes. The manual is in line with the wishes and instructions of the client.

In conclusion it can be said the Inchcape Motors Finland Oy utilizes electronic tools for financial administration, but the usage of them should be more active. Some of the data input processes could be done automatically. With more focus on automatic processes the resources from data input could be used for data analyzing. According to the theory of the thesis automatic data input will make manual work almost obsolete and resources will be focused on analyzing the collected data.