Improving the project management practices of ICT-projects for commissioning company
Vaskin, Petteri (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202404166630
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202404166630
Tiivistelmä
In this final thesis the ICT-project management methods within a commissioning company are studied. The goal of the final thesis is to first asses in which way the projects are implemented within the company, what kind of challenges there are, and what kind improvement possibilities there are. To enhance the project implementation, improvement suggestions are created. Additionally, in this final thesis change management is studied by mapping out practices that should be used in order for the company to implement the improvement suggestions for ICT-projects.
The theoretical framework considers the best elements that a successful project requires, what is the definition of a project, how to choose correct projects, what is a good project organization, what are the different phases within a project’s lifecycle, and what is considered a successful project.
The research method is a combination of action research and case study and the researcher is an active participant in developing project methods for the company. Theme interviews are used as a data collection method, and the interviews were conducted to eight key personnel within the company. The interviewees work in the company in expert or managerial positions, and they all have experiences working in various roles in different ICT-projects. Active participating observation on how ICT-projects are implemented is another data collection method.
Data analysis is done through theme analysis in which commonly repeated themes are highlighted from the transcripts of the interviews. The answers in interviews have been categorized thematically through interviewees’ own interpretation on how projects are handled, what are the challenges and possible improvement suggestions, thus receiving interviewees’ answers to the research questions.
The final thesis reveals that ICT-projects are successfully implemented throughout the calendar year within the commissioning company. The challenges that the project managers face depending on the nature of the project relate to internal communication, project organization and ownership of the project.
As a result of this final thesis suggestions have been produced for the existing project model with a list of tasks that should be considered when implementing an ICT-project. Project model consists of initiating the project, planning the project, implementing the project, and ending the project. In addition, between the different phases, vendor management and the need for testing processes has been highlighted. The created model suits for similar organizations where new systems and tools are regularly acquired but implementing technical projects is not part of the core business. Tässä lopputyössä tutkitaan toimeksiantoyrityksen järjestelmäprojektien juoksuttamista. Lopputyön tavoitteena on ensin kartoittaa, millä tavalla projekteja yrityksessä implementoidaan, millaisia haasteita ja mahdollisia kehityskohteita projektien toteuttamisessa on. Näille kehityskohteille luodaan lopuksi parannusehdotuksia, joiden avulla järjestelmäprojektien toteuttaminen helpottuisi. Lisäksi tutkimuksessa sivutaan, mitä muutosjohtamisen käytänteitä tulee käyttää, jotta tutkimuksessa mainitut parannusehdotukset olisivat jalkautettavissa järjestelmäprojektien käyttöön.
Lopputyön teoreettinen tietoperusta kartoittaa parhaita elementtejä, joita onnistuneen projektin toteuttaminen tarvitse: mitä tarkoitetaan projektilla, miten projekteja valikoidaan, millainen on hyvä projektiorganisaatio, mitä eri vaiheita projektissa on ja millainen ylipäätään on onnistunut projekti.
Tutkimuksen lähestymistapa on toimintatutkimuksen ja tapaustutkimuksen yhdistelmä, ja tutkija on itse aktiivinen osallistuja organisaatiossa projektimetodien kehittämisessä. Tiedonkeruumetodina käytetään teemahaastatteluita, joita suoritettiin kahdeksan kappaletta toimeksiantoyrityksen avainhenkilöille. Haastateltavat toimivat yrityksessä asiantuntija- ja esihenkilötehtävissä ja heillä kaikilla on projektikokemusta, ja he ovat olleet mukana erilaisissa rooleissa eri järjestelmäprojekteissa. Lisäksi tiedonkeruumetodina on tutkijan oma aktiivinen havainnointi siitä, miten yrityksessä toimitaan järjestelmäprojektien suhteen.
Data-analyysiin käytetään teema-analyysia, jossa haastatteluiden litteroinneista poimitaan usein toistuvia teemoja. Haastatteluista on tehty luokittelu teemoittain, joiden perusteella tutkimuskysymyksiin saadaan haastateltavien oma käsitys projektien toteuttamisen käytänteistä, niiden haasteista ja kehitysehdotuksista.
Lopputyössä selviää, että yrityksessä toteutetaan onnistuneesti useita järjestelmäprojekteja kalenterivuoden aikana. Haasteet, joita projektipäälliköt kohtaavat projektista riippuen liittyvät sisäiseen kommunikointiin, projektiorganisaatioon sekä projektin omistajuuteen.
Työn tuotoksena toimeksiantoyritykselle on tehty täydennyksiä projektimalliin sekä listattu erilaisia tehtäviä, joita projektien juoksuttamisen aikana tulisi huomioida. Projektimalli koostuu projektin aloittamisesta, projektin suunnittelemisesta, projektin toteuttamisesta sekä projektin lopettamisesta. Lisäksi vaiheiden välissä on tuotu esille muun muassa tarve toimittajanhallinnalle ja toteutuksen testaamiselle. Luotu malli soveltuu vastaavanlaisille organisaatioille, joissa uusia järjestelmiä hankitaan usein, mutta teknisten projektien johtaminen ei ole organisaation ydinosaamista.
The theoretical framework considers the best elements that a successful project requires, what is the definition of a project, how to choose correct projects, what is a good project organization, what are the different phases within a project’s lifecycle, and what is considered a successful project.
The research method is a combination of action research and case study and the researcher is an active participant in developing project methods for the company. Theme interviews are used as a data collection method, and the interviews were conducted to eight key personnel within the company. The interviewees work in the company in expert or managerial positions, and they all have experiences working in various roles in different ICT-projects. Active participating observation on how ICT-projects are implemented is another data collection method.
Data analysis is done through theme analysis in which commonly repeated themes are highlighted from the transcripts of the interviews. The answers in interviews have been categorized thematically through interviewees’ own interpretation on how projects are handled, what are the challenges and possible improvement suggestions, thus receiving interviewees’ answers to the research questions.
The final thesis reveals that ICT-projects are successfully implemented throughout the calendar year within the commissioning company. The challenges that the project managers face depending on the nature of the project relate to internal communication, project organization and ownership of the project.
As a result of this final thesis suggestions have been produced for the existing project model with a list of tasks that should be considered when implementing an ICT-project. Project model consists of initiating the project, planning the project, implementing the project, and ending the project. In addition, between the different phases, vendor management and the need for testing processes has been highlighted. The created model suits for similar organizations where new systems and tools are regularly acquired but implementing technical projects is not part of the core business.
Lopputyön teoreettinen tietoperusta kartoittaa parhaita elementtejä, joita onnistuneen projektin toteuttaminen tarvitse: mitä tarkoitetaan projektilla, miten projekteja valikoidaan, millainen on hyvä projektiorganisaatio, mitä eri vaiheita projektissa on ja millainen ylipäätään on onnistunut projekti.
Tutkimuksen lähestymistapa on toimintatutkimuksen ja tapaustutkimuksen yhdistelmä, ja tutkija on itse aktiivinen osallistuja organisaatiossa projektimetodien kehittämisessä. Tiedonkeruumetodina käytetään teemahaastatteluita, joita suoritettiin kahdeksan kappaletta toimeksiantoyrityksen avainhenkilöille. Haastateltavat toimivat yrityksessä asiantuntija- ja esihenkilötehtävissä ja heillä kaikilla on projektikokemusta, ja he ovat olleet mukana erilaisissa rooleissa eri järjestelmäprojekteissa. Lisäksi tiedonkeruumetodina on tutkijan oma aktiivinen havainnointi siitä, miten yrityksessä toimitaan järjestelmäprojektien suhteen.
Data-analyysiin käytetään teema-analyysia, jossa haastatteluiden litteroinneista poimitaan usein toistuvia teemoja. Haastatteluista on tehty luokittelu teemoittain, joiden perusteella tutkimuskysymyksiin saadaan haastateltavien oma käsitys projektien toteuttamisen käytänteistä, niiden haasteista ja kehitysehdotuksista.
Lopputyössä selviää, että yrityksessä toteutetaan onnistuneesti useita järjestelmäprojekteja kalenterivuoden aikana. Haasteet, joita projektipäälliköt kohtaavat projektista riippuen liittyvät sisäiseen kommunikointiin, projektiorganisaatioon sekä projektin omistajuuteen.
Työn tuotoksena toimeksiantoyritykselle on tehty täydennyksiä projektimalliin sekä listattu erilaisia tehtäviä, joita projektien juoksuttamisen aikana tulisi huomioida. Projektimalli koostuu projektin aloittamisesta, projektin suunnittelemisesta, projektin toteuttamisesta sekä projektin lopettamisesta. Lisäksi vaiheiden välissä on tuotu esille muun muassa tarve toimittajanhallinnalle ja toteutuksen testaamiselle. Luotu malli soveltuu vastaavanlaisille organisaatioille, joissa uusia järjestelmiä hankitaan usein, mutta teknisten projektien johtaminen ei ole organisaation ydinosaamista.