Microsoft Teams -sovelluksen hyödyt lohkomistoimitusten työnhallinnassa

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin Microsoft Teams -sovelluksen ja muiden Microsoft 365 -työympäristön sovellusten käyttömahdollisuuksia lohkomistoimitusten työnhallinnassa. Työn tavoitteena oli kartoittaa lohkomistoimitusten työnhallinnan nykytilaa, koettuja haasteita, hyväksi havaittuja työkaluja sekä kehitysmahdollisuuksia erityisesti Teams-sovellukseen liittyen. Työn tilaajana ja kohteena on Maanmittauslaitos. Työ kattaa vain Maanmittauslaitoksen toteuttamat lohkomistoimitukset.

Tutkimusaineistona käytettiin Maanmittauslaitoksen perustoimituksia tekeville toimitusinsinööreille suunnattua kyselytutkimusta sekä Maanmittauslaitoksen työntekijöille suunnattua haastattelututkimusta. Kyselyyn vastasi 159 vastaajaa, noin 57 % kohderyhmästä. Haastateltavana oli 9 henkilöä.

Kysely- ja haastattelututkimuksen tulokset antavat kattavan yleiskuvan lohkomistoimitusten työnhallinnassa käytetyistä sovelluksista ja menetelmistä. Työtehokkuuden sekä käytettyjen työnhallintamenetelmien tai työnhallinnassa koettujen haasteiden välillä ei havaittu selkeitä yhteyksiä. Sen sijaan paperisia työnhallintamenetelmiä käyttävät vastaajat kokivat työnhallinnan todennäköisemmin haastavaksi kuin sähköisiä menetelmiä käyttävät vastaajat. Microsoft 365 -työympäristön sovelluksista esille nousivat Outlook-sähköpostin ja -kalenterin ominaisuudet ajanhallinnassa sekä työvaiheiden seurannassa, OneNote-sovelluksen käyttö muistiinpanojen tekemisessä sekä Lists- ja Excel-sovellusten käyttö lohkomistoimitusten työvaiheiden seurannassa. Power Platform -sovelluskokonaisuutta voisi tulosten perusteella mahdollisesti hyödyntää tiedonsiirron automatisoinnissa.

Opinnäytetyön tuloksia voidaan hyödyntää lohkomistoimitusten työnhallintamenetelmien jatkokehityksessä. Tieto toimivaksi havaituista Teams-sovelluksen tai siihen liittyvien Microsoft 365 -työympäristön sovelluksien työnhallintatavoista on erityisen hyödyllinen uusien toimitusinsinöörien perehdytyksessä, mutta myös kokeneet toimitusinsinöörit voivat opinnäytetyön pohjalta löytää uusia työnhallintakeinoja.

The goal of this final year project was to map the current state, perceived challenges, proven tools, and development opportunities of the management of parcelling processes. The thesis aimed at establishing whether the use of MS Teams and Microsoft 365 applications had any benefits for the process.

To collect information, an online survey, aimed at the cadastral surveyors of the National Land Survey of Finland, was conducted. Additionally, interviews were conducted with employees who use Microsoft 365 applications actively in their process management.

As a result, the thesis provided a comprehensive overview of the practices and challenges of the management in parcelling processes. No clear connections were found between different management practices and work efficiency. Minor connections were detected between the perceived challenge and the usage of paper-based management methods. Potential management applications included features of the Outlook calendar for time management, OneNote for data management and Lists and Excel for task management. The Power Platform application could possibly be used in the automation of data transfer.

The outcome is especially useful in further development of the management of parcelling processes, and in the training of new cadastral surveyors.