Ostolaskutyökalun käyttöohje : Framery Oy

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö tehtiin Framery Oy:lle vuoden 2024 alussa, jolloin Framery Oy:n toiminnanohjausjärjestelmään implementointiin uusi ostolaskutyökalu. Uusi ostolaskutyökalu oli tarpeellinen, koska yrityksen liiketoiminnan kasvaessa myös ostolaskujen määrä on kasvanut huomattavasti. Uudella osto-laskutyökalulla haluttiin parantaa erityisesti ostolaskujen käsittelyn automaatiota.

Ostolaskutyökalun implementointi tehtiin yhteistyössä Framery Oy:n IT-tiimin, Finance-tiimin ja palveluntarjoajan kanssa. Uuden ostolaskutyökalun myötä myös laskujen käsittely muuttui ja tämä loi tarpeen luoda käyttöohjeet ostolaskujen käsittelijöille.

Tässä työssä käydään läpi Framery Oy yrityksenä ja käsitellään lyhyesti ostoreskontraprosessin teoriaa. Tämän jälkeen käydään läpi ostolaskutyökalun käyttö-ohjeen luomiseen liittyviä näkökulmia ja haasteita. Lopuksi kerrotaan ostolaskutyökalun käyttöohjeprojektin johtopäätöksistä ja tulevaisuuden suunnitelmista.

Varsinainen ostolaskutyökalun käyttöohje päätettiin pitää salassa olevana liitteenä ja sitä ei ole laitettu julkiseksi.

This thesis was commissioned by Framery Oy in the beginning of 2024 when a new accounts payable tool was implemented in the organization’s enterprise resource planning system. The accounts payable tool was necessary as the company’s business had grown, so had the number of invoices to process. The most important purpose of the new accounts payable tool was to increase the automated processing of purchase invoices.

The implementation of the new accounts payable tool was made in cooperation with Framery Oy’s IT-team, Finance team and the service provider. With the new accounts payable tool, the way invoices were processed also changed, and this created the need to create a manual for purchase invoice handling.

In this thesis, Framery Oy as a company was introduced and the theory behind the accounts payable process was explained briefly. After this, the thesis explained different perspectives and challenges related to creating the manual for the purchase invoice tool. Finally, the conclusions and future of the accounts payable tool manual were explained.

A decision was made to keep the actual accounts payable tool manual a secret document, and it will not be made public.