Implementation of Intercompany Reconciliation

Abstract

Toimintatutkimuksen tavoitteena oli luoda sisäisten erien täsmäyttämisen prosessi kohdeorganisaation talousosastolle. Kansainvälinen yhtiö on vuosien varrella laajentanut toimintaansa nopeaa tahtia, minkä vuoksi talouden aputoiminnot eivät ole pysyneet operatiivisten toimintojen perässä. Tavoitteena oli helpottaa konsernilaskennan työtä, vastata määräysten mukaisesti Sarbanes- Oxley - vaatimuksiin sekä parantaa tilintarkastuksen avoimuutta ja kykyä vastata tarkastukseen liittyviin kysymyksiin.

Tutkimuksessa hyödynnettiin laadullisia menetelmiä, kuten teemakeskusteluja sekä haastatteluja. Nykytila-analyysi paljasti prosessin puuttumisen kohdeorganisaatiossa ja siihen liittyvien osien hallitsemattomuuden. Apuna käytettiin SWOT-analyysia sekä Cynefin mallia. Prosessin kehityssuunnitelmaksi oli valittu vesiputousmalli. Teoreettinen viitekehys käsitteli konsernilaskentaa, uuden prosessin implementointia, muutoksiin vastaamista sekä kommunikaation tärkeyttä.

Kehitystyön tuloksena organisaatiossa huomattiin, että ERP-järjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia ei ollut hyödynnetty oikein. Nykyaikaiset kirjanpitojärjestelmät tarjoavat paljon mahdollisuuksia valmiiden raporttien tuomiseen, jos järjestelmää käytetään oikein. Tutkimus myös osoitti, että kohdeorganisaation asiantuntijoiden ymmärrys sisäisten erien käytöstä ja kirjauksesta oli puutteellista, mikä aiheutti tase-eroja tilien välillä konsernin tasolla.

Kohdeorganisaatiolle luotiin ohjeet kirjanpitotilien oikeaan menettelyyn. Ohjeet sisälsivät opastuksen tilien käytölle, listauksen vastuuhenkilöistä sekä tarvittavat linkit aineiston ja asiakirjojen etsimiseen. Tutkimus käsitteli, miten ERP-järjestelmässä olevaa ydintietoa tulisi käsitellä oikein. Ydintiedon perusteella luotiin työkalu sisäisten erien täsmäyttämiseen.

The aim of the action research was to develop an intercompany reconciliation procedure for the target organization's finance department. Company's operations have grown quickly over the years, and as a result, the finance support functions have not kept up with the pace of operational activity. The objective was to facilitate the work of the group accounting department, to increase SOX requirements and to improve the audit transparency and ability to answer to audit questions.

The study utilized qualitative methods like interviews and thematic discussions. The target organization's lack of a process or its inability to control related elements were both noted by the current state analysis. As tools, the Cynefin model and the SWOT analysis were employed. As the process development plan, a waterfall model was selected. Theoretical framework addressed group consolidation, implementation of the new process, resistance to change and the importance of communication.

As a result of the development work it was discovered in the organization that the ERP system's potential had not been fully taken advantage of. If utilized appropriately, modern accounting systems present numerous opportunities for importing ready reports. The study additionally demonstrated that balance sheet discrepancies between accounts at the group level resulted from specialists in the target organization not fully comprehending the use and recording of internal items.

Guidelines regarding proper bookkeeping account procedures were developed for the intended organization. Using the accounts, a list of accountable parties, and the links required to view the content were all included in the instruction manual. The research examined the proper handling of master data in the ERP system. A reconciliation tool for intercompany items was developed using the master data.