Tapahtumaopas opiskelijayritys Trapestille

Abstract

Tämä opinnäytetyö luotiin tutkimuksellisena kehittämistyönä toimeksiantajayritys Trapesti Oy:lle. Työn tavoitteena oli luoda konkreettinen ja helposti sovellettava opas sisältäen muun muassa tapahtumatuotannon perusteita. Kehittämistyötä ohjaava tutkimuskysymys liittyi oppaaseen tulevaan sisältöön. Millaista sisältöä omaava tapahtumaopas tulisi palvelemaan Trapestia ja sen tarpeita parhaiten tulevilla kausilla? Olemassa olevista tapahtumiin liittyvistä teorioista tuli löytää ne, jotka vastasivat Trapestin tarpeisiin. Tietoperusta työlle muodostui tapahtumiin ja niiden järjestämiseen liittyvästä kirjallisuudesta, sekä Trapestin käsittelystä opiskelijayrityksenä.

Lähestymistavat kehittämistyölle olivat tapaustutkimus ja konstruktiivinen tutkimus. Tapaustutkimuksen kautta tutkittiin Trapestia toimijana, sekä sen haasteita ja mahdollisuuksia tapahtumatoiminnassa kartoitettiin. Konstruktiivinen tutkimus lähestymistapana ohjasi luomaan konkreettisen ratkaisun ongelmalle. Tämän myötä syntyi itse kehittämistyön tulos, eli tapahtumaopas.

Tutkimusaineistoa kerättiin kahdella tavalla. Opasta varten tutkittiin sekundäärisiä, eli muuta tarkoitusta varten jo olemassa olleita tapahtumaoppaita. Näitä tutkimalla työlle löydettiin sopiva rakenne, sekä kuva tapahtumaoppaille keskeisestä sisällöstä. Toinen aineistonkeruutapa opasta varten oli Trapestin työntekijöiden kanssa järjestetty ideointipaja. Pajaa varten oli määritelty valmiita kysymyksiä auttamaan keskustelua, mutta ideoinnin painopiste oli työntekijöiden tarpeiden kuuntelu. Pajasta saatu aineisto oli primääristä, sillä se kerättiin tätä kehittämistyötä varten.

Kehittämistyön tuloksena valmistui 63 sivuinen tapahtumaopas. Opas siirtyi käyttöön Trapestin tapahtumavastaavalle. Oppaan hyödyntämisen seuraaminen oli rajattu opinnäytetyön ulkopuolelle. Trapestille annettiin oikeudet oppaan päivittämiseen tiedon muuttuessa, tai uusien sisällöntarpeiden ilmetessä.

The aim of this thesis was to provide student company Trapesti Oy with practical tools for event planning. The project yielded an event guide and calendar, recognizing the company's need for structured event management. The creators, who had worked as event planners within Trapesti, identified this need with the company’s current staff. The comprehensive 63-page event guide, divided into four sections covering pre-event, during-event, post-event, and event assistance, serves as a roadmap for organizing events. Additionally, a calendar was developed to provide a timeline and information overview for events throughout the year.

The research and development project focused on tailoring these tools for Trapesti's specific needs. By combining case study and constructive research methodologies, insights were gained into Trapesti's challenges and opportunities in event planning. Data collection involved analyzing existing event guides and conducting brainstorming workshops with Trapesti's employees, ensuring the guide addressed their requirements.

Upon completion, the event guide was handed over to Trapesti's event coordinator for implementation. The thesis did not include the monitoring of the guides usage. Trapesti was given the right to update the guide to reflect evolving information and content needs.