Prosessien kehittäminen Vantaan kaupungin sisäisen laskennan tiimissä

Abstract

Taloushallinnon tehtävä on tukea organisaatioiden toimintaa ja päätöksentekoa. Erityisesti sisäinen laskentatoimi auttaa organisaatiota ja sen johtoa ymmärtämään toimintaa talouden näkökulmasta, sekä tekemään kestäviä päätöksiä analyysien pohjalta. Myös taloushallinnon prosessien tulisi olla tehokkaita ja keskittyä tuottamaan nimenomaan arvoa asiakkaille. Kehittämisprojekti keskittyi Vantaan kaupungin sisäisen laskennan tiimin raportointiprosessin kehittämiseen. Kehittämisen teoreettiseksi viitekehykseksi muodostuivat lean -ajattelu, prosessien johtaminen, tiedonhallinnan tärkeys, sekä automaation ja robotiikan mahdollisuudet. Leanin avulla organisaation prosesseja pyritään optimoimaan mm. poistamalla ylimääräisiä työvaiheita ja keskittymällä siihen, mikä tuottaa arvoa asiakkaalle. Ennen kaikkea lean on ajattelutapa, joka perustuu jatkuvaan parantamiseen. Prosessijohtaminen mahdollistaa läpinäkyvyyden eri työnteon vaiheissa ja antaa välineet tarkastella ja kehittää toimintaa. Tiedon, sekä dokumentaation hallinta puolestaan on äärimmäisen oleellista tehokkaan työskentelyn ja toimivien prosessien kannalta. Tarpeellisen tiedon tulee olla selkeästi tallennettuna ja helposti saatavilla kaikille sitä tarvitseville, jolloin ylimääräistä aikaa ei tarvitse käyttää esimerkiksi oleellisen tiedon etsimiseen. Nykyaikainen teknologia mahdollistaa taloushallinnossa erilaisten rutiininomaisten tehtävien siirtämisen esimerkiksi oppivalle robotille. Näitä automatisaation ja robotiikan mahdollisuuksia tarkasteltiin osana prosessikehittämistä, jotta ylimääräisistä manuaalisista työvaiheista voitaisiin päästä mahdollisimman pitkälti eroon. Kehittämistyössä aiheeksi rajautui sisäisen laskentatoimen tuottama kuukausittainen talouden raportointi. Kyseinen prosessi sisälsi tarkemmassa tarkastelussa monia manuaalisia ja virhealttiita vaiheita. Talouden raportointi on usein toistuva tehtävä, joka vie tekijöiltään merkittävän osan kuukauden työajasta. Lähtöoletuksena oli, että prosessijohtamista kehittämällä leanin keinoin, voitaisiin kyseisen prosessin kohdalla saavuttaa näkyviä parannuksia tehokkuudessa. Tavoitteena oli vapauttaa controllereilta työaikaa manuaalisesta rutiinityöstä ja kohdentaa resurssia enemmän talouden toteumien analysointiin. Kehittämistyötä toteutettaessa hyödynnettiin yksilöhaastatteluja, sekä work shop -työskentelyä. Näiden avulla pystyttiin hahmottamaan lähtötilanne, sekä huomioimaan erilaiset raportointitarpeet. Lisäksi pystyttiin keräämään tietoa parhaista raportointikäytännöistä, joita tiimiläisillä oli. Näitä tietoja hyödyntäen lähdettiin leanin periaatteiden mukaisesti käymään prosessia läpi. Tiedon ja dokumentin hallinnointia parannettiin, kun tarvittavat tiedot keskitettiin yhtenäiseen sijaintiin. Järjestelmä mahdollisti erilaisten manuaalisten työvaiheiden poistamisen samalla vähentäen riskiä inhimillisille virheille. Kehittämistyön tuloksena syntynyttä käsikirjan osaa kuukausittaisesta raportoinnista hyödynnetään ohjenuorana talousraportoinnin toteutukselle. Prosessin kehittäminen on mahdollistanut toimintatavan, joka säästää selkeästi kuukausittaista työaikaa. Raportoinnin toteutuksesta on poistettu ylimääräisiä työvaiheita. Työ jatkuu edelleen kehittämistyön jälkeen muiden tiimin prosessien tarkastelulla.