Työajanseurannan kehitys kuljetusyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kuljetusyrityksen työajanseurantaa niin, että varmistetaan työajanseurannan liiketoimintakriittiset toiminnot sekä helpotetaan ja tehostetaan työajanseurantaa. Opinnäytetyö toteutettiin kuljetusyritykselle, joka on erikoistunut jakelukuljetuksiin Etelä-Suomessa.

Kyseessä oli soveltava tutkimus, jossa hyödynnettiin pääasiassa laadullisia menetelmiä. Keskiössä olivat avainhenkilöiden teemahaastattelut, joiden pohjalta muodostettiin nykytilan kuvaus. Lisäksi tietoa kerättiin työaikaraporteista sekä tutustuttiin sähköisen työajanseurantajärjestelmän käyttötapaan. Teoriatutkimus toteutettiin kaksivaiheisella lähestymistavalla: ensin tehtiin alustava kirjallisuustutkimus aiheesta ja toisessa vaiheessa tehtiin lisätutkimusta tukemaan kehitysehdotusten toteutettavuutta. Teoriatausta koostui työajanseurannan hyvistä käytänteistä, sitä koskevasta lainsäädännöstä sekä vastaavien kehitysprojektien ja niiden tulosten esittelystä.

Nykytila-analyysissa tunnistettiin työajanseurannan keskeisimmät haasteet: työajanseurannan toimintatavat ovat tehottomat ja ne vaihtelevat, kuljettajat tekevät virheitä työajankirjauksessa ja sähköisen seurannan hallinta vie kohtuuttoman paljon aikaa. Kehityssuunnitelman muodostamiseksi tutkittiin olemassa olevan sähköisen työajanseurantajärjestelmän mahdollisuuksia, lean-menetelmiä prosessien tehostamisessa sekä ADKAR-mallia muutosten jalkauttamisen onnistumiseksi.

Projektin lopputuotoksena saatiin toimintasuunnitelma työajanseurannan toimivuuden varmistamiseksi ja tehostamiseksi. Suunnitelman ydinkohtina olivat sähköisen työajanseurantajärjestelmän jalkautus koko yrityksen laajuisesti, tämän ympärille rakennetut rutiinityötehtävät sekä perusteellinen muutosten jalkautus työntekijöille. Jalkautuksessa keskiössä oli yksinkertaistaminen ja hyvät ohjeet. Kehityssuunnitelman avulla karsittiin turhia työvaiheita, rakennettiin rutiinia ja johdonmukaisuutta sekä automatisoitiin manuaalisia työvaiheita sähköisten raporttien avulla. Näiden muutosten arvioitiin tuovan merkittäviä aikasäästöjä ja parantavan kirjausten luotettavuutta sähköisen työajanseurantajärjestelmän laajan käyttöönoton myötä.