Asiakkaan tuntemisprosessin kehittäminen asianajotoimistossa assistenttityön näkökulmasta

Abstract

Tunne asiakkaasi -velvoite on tunnettu käytäntö erityisesti rahoitussektorilla rahanpesun estämisen toimena. Asiakkaan tunteminen on prosessi, jonka avulla yritykset pyrkivät vähentämään rahanpesun riskiä ja ehkäisemään rahanpesua hankkimalla tarkkoja tietoja asiakkaan toiminnasta. Sääntely on kehittynyt, eikä rahanpesun estäminen ja asiakkaan tunteminen koske enää vain pankkeja, mutta myös muita toimijoita, kuten asianajajia. Suomessa rahanpesun estämisestä säädetään rahanpesulaissa, joka perustuu suurelta osin EU:n neljänteen ja viidenteen rahanpesudirektiiviin. Kuitenkin se, miten rahanpesun estämistä ja asiakkaan tuntemisprosessia toteutetaan, on kunkin toimijan itsensä päätettävissä.

Tämä opinnäyte tehtiin laadullisena tutkimuksena vuonna 2024 aikavälillä tammikuu - huhtikuu. Tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena anonymisoidusta keskisuuresta suomalaisesta asianajotoimistosta ”Asianajotoimisto X”. Tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia Asianajotoimisto X:n asiakkaan tuntemisprosessin toteutusta assistenttien näkökulmasta ja heidän siinä kokemia haasteita. Asiakkaan tuntemisessa keskityttiin yritysasiakkaiden tuntemiseen. Tutkimuksen tavoitteena oli löytää assistenttityön kannalta asiakkaan tuntemiseen liittyviä tehostavia ja helpottavia toimia. Tutkimus toteutettiin teemahaastattelu-menetelmää käyttäen ja haastattelut tehtiin yksilöhaastatteluina tammikuussa 2024.

Tutkimuksen tekohetkellä Asianajotoimisto X:ssä asiakkaan tuntemisprosessi on toteutettu lähes kokonaan assistenttien toimesta. Kuitenkin vastuu siitä, että tarvittavat tiedot löytyvät ja ne ovat ajan tasalla on ollut asiakasvastuullisilla osakkailla.

Tutkimuksessa on ilmennyt, että asiakkaan tuntemisprosessi on monimutkainen ja sen toteutus on voinut vaatia paljonkin resursseja. Riskiperusteisuus on koettu keskeisenä tekijänä prosessissa ja vaativan usein syvällistä ymmärrystä niin asiakkaasta kuin toimeksiannon sisällöstä. Prosessin manuaalisuus on nähty erityisen aikaa vievänä toimintatapana ja hieman ajastaan jälkeen jääneenä tapana. Erityisesti ulkomaisten yritysasiakkaiden tiedonkeruussa ja kerätyn tiedon luotettavuuden arvioimisessa on ilmennyt haasteita. Näiden haasteiden poissulkemiseksi tai pienentämiseksi sekä prosessin tehostamiseksi ja yhteneväistämiseksi on ehdotettu useita kehitystoimenpiteitä, kuten tekoälypalvelun käyttöönotto tiedon keräämisen tueksi ja ohjeiden käytännönläheistäminen.

Tutkimuksen tulokset tarjoavat Asianajotoimisto X:lle arvokasta tietoa siitä, miten nykyinen prosessin toteutus koetaan ruohonjuuritasolla, millaisia haasteita siinä koetaan ja millaisin toimenpitein näihin voidaan reagoida. Johtopäätöksissä kerrotaan miksi toimenpiteiden tekeminen ja prosessin kehittäminen on kannattavaa, ei vain assistenttien työn kannalta mutta myös muista näkökulmista tarkastellen.