Dokumenttiprosessin kehitys
Piitulainen, Iida (2024)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051411777
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051411777
Tiivistelmä
Tämän insinöörityön tarkoituksena oli tutkia laadunvarmistusmittauksia tekevän pienyrityksen dokumenttiprosessia. Dokumenttiprosessia haluttiin tutkia, jotta saataisiin selville, miten dokumenttien hallintaa voidaan selkeyttää ja tehostaa. Työn tavoitteena oli kehittää yritykselle toimivampi dokumenttiprosessi, joka auttaa dokumenttien hallinnassa ja siten selkeyttää ja tehostaa työskentelyä.
Dokumenttiprosessia lähdetiin tutkimaan nykytila-analyysilla, joka toi esiin prosessin vahvuudet ja heikkoudet. Nykytila-analyysi tehtiin haastatellen senhetkistä dokumenttiprosessia seuraamalla. Kirjallisuudesta haettiin ideoita ja lisätietoa, joita voitiin hyödyntää dokumenttiprosessin kehittämisessä. Kirjallisuuden ja nykytila-analyysin pohjalta saatiin rakennettua kehitysehdotukset, joista yhtä ehdotusta testattiin, minkä jälkeen rakennettiin lopullinen dokumenttiprosessin ehdotus.
Nykytila-analyysissä havaittiin kehitystarpeita dokumenttien tallentamisessa, dokumenttien löytämisessä, paperisten dokumenttien säilytyksessä ja tarpeettomien dokumenttien hallinnassa.
Insinöörityössä esitettiin lopuksi paranneltu dokumenttiprosessi, jossa pyrittiin vastaamaan nykytila-analyysissa löytyneisiin haasteisiin. Ehdotuksessa dokumenttiprosessia parannettiin dokumenttien elinkaaren havaitsemisen avulla, parannellulla kansiorakenteella sekä nimeämiskäytännön huomioimisella, sähköpostin hakutoiminnon avulla sekä 5S:n käyttöönottamisella.
Dokumenttiprosessia lähdetiin tutkimaan nykytila-analyysilla, joka toi esiin prosessin vahvuudet ja heikkoudet. Nykytila-analyysi tehtiin haastatellen senhetkistä dokumenttiprosessia seuraamalla. Kirjallisuudesta haettiin ideoita ja lisätietoa, joita voitiin hyödyntää dokumenttiprosessin kehittämisessä. Kirjallisuuden ja nykytila-analyysin pohjalta saatiin rakennettua kehitysehdotukset, joista yhtä ehdotusta testattiin, minkä jälkeen rakennettiin lopullinen dokumenttiprosessin ehdotus.
Nykytila-analyysissä havaittiin kehitystarpeita dokumenttien tallentamisessa, dokumenttien löytämisessä, paperisten dokumenttien säilytyksessä ja tarpeettomien dokumenttien hallinnassa.
Insinöörityössä esitettiin lopuksi paranneltu dokumenttiprosessi, jossa pyrittiin vastaamaan nykytila-analyysissa löytyneisiin haasteisiin. Ehdotuksessa dokumenttiprosessia parannettiin dokumenttien elinkaaren havaitsemisen avulla, parannellulla kansiorakenteella sekä nimeämiskäytännön huomioimisella, sähköpostin hakutoiminnon avulla sekä 5S:n käyttöönottamisella.