Hallintajärjestelmän toteutus

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli hallintajärjestelmän toteuttaminen Norex International AB:lle. Organisaatiolla on olemassa ruotsinkielinen hallintajärjestelmä ja opinnäytetyössä oli tarkoituksena laatia järjestelmä suomen kielellä. Norexissa puhutaan suomen, ruotsin ja englannin kieltä. Tavoitteena oli toteuttaa hallintajärjestelmä standardeja ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 noudattaen, mutta projektin sisällön muututtua työn tavoitteeksi asetettiin hallintajärjestelmään ja standardeihin tutustuminen ja ehdotuksien luominen hallintajärjestelmää varten. Hallintajärjestelmän käyttöönoton tulisi olla perustana yrityksen sertifioinnille, joka tulisi olemaan suunnitelmien mukaan syksyllä 2024.

Opinnäytetyön teoriaosiossa käytettiin lähteenä internetin lähteitä, kirjaa ja standardeja. Keskeinen osa opinnäytetyötä oli hallintajärjestelmän rakenne ja standardit. Hallintajärjestelmää kehitettiin projektin aikana lisäksi ruotsin kielellä muun henkilöstön toimesta, mutta järjestelmän palveluntuottaja ei pystynyt tarjoamaan suomenkieliselle järjestelmälle toimivaa versiota. Opinnäytetyössä tehtiin kaksi nykytila-analyysia dokumenttien, kuten riskien analyysien, ohjeiden ja suunnitelmien tilanteesta hallintajärjestelmää varten ja analysoitiin yrityksen nykyistä ruotsinkielistä järjestelmää.

Nykytila-analyysien tulokseksi saatiin, että hallintajärjestelmää liittyvistä dokumenteista noin puolet ovat kesken, neljäsosa aloittamatta ja neljäsosa valmiina ja hyväksyttyjä. Dokumenttien analysointi tehtiin hallintajärjestelmän rakenteeseen perustuen. Toisen nykytila-analyysin perusteella tulokseksi saatiin, että järjestelmän toteutus on vielä suurimmalta osin kesken ja suomen- ja englanninkielinen järjestelmä puuttui. Analyysien ja teorian pohjalta laadittiin ehdotuksia tulevalle hallintajärjestelmälle.

The subject of the thesis was the implementation of a management system for Norex International AB. The organization has a management system in Swedish and the purpose of the thesis was to create a system in Finnish. Finnish, Swedish and English are spoken at Norex. The goal was to implement a management system following the ISO 9001, ISO 14001, and ISO 45001 standards, but as the content of the project changed, the focus shifted to become familiar with the management system and standards and to create proposals for the management system. The implementation of the management system was intended to serve as the basis for the company’s certification, which was planned for the fall of 2024.

The theory section of the thesis utilized internet sources, books, and standards. A key part of the thesis was the structure of the management system and standards. During the project, the management system was also developed in Swedish by other personnel, but the system provider was unable to offer working version for the Finnish language system. In the thesis, two current state analysis were made of the status of documents, such as risk analyses, instructions and plans for the management system, and the company’s current Swedish language system was analyzed.

The results of the current state analyses showed that about half of the documents related to the management system were incomplete, a quarter were not started, and a quarter were completed and approved. The analysis of the documents was based on the structure of the management system. Based on another current state analysis, it was found that the implementation of the system was still largely incomplete and the Finnish and the English language systems were missing. Recommendations for the future management system were made based on the analyses and the theory.