Muutosten ja odotusten hallinta uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa

Abstract

Jatkuva digitalisaatio pakottaa yritykset päivittämään järjestelmiään nykyaikaisempiin ja tehokkaammin toimiviin versioihin. Suuret järjestelmämuutokset ovat haastavia ja huonosti toteutettuina epäonnistuvat suurella todennäköisyydellä. Epäonnistuneet muutokset aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia sekä turhaantuneita ja loppuun palaneita työntekijöitä. Nämä asiat ovat nostaneet muutosjohtamisen yhdeksi tärkeimmistä osa-alueista muutosprosessissa. Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää, miten toiminnanohjausjärjestelmäprojektin käyttöönottoa voidaan sujuvoittaa henkilöstön näkökulmasta. Työn tavoitteena oli tutkia, miten Outokummun raaka-ainehankintaosasto sekä raaka-ainevastaanotto-osasto kokee muutoksen ja miten muutos saadaan onnistumaan sujuvammin heidän osaltansa. Teoreettisena viitekehyksenä tutkimuksessa käytettiin muutosjohtamisen ADKAR-mallia, joka käsittelee muutosta viiden eri osa-alueen kautta. Muutosvastarinta ja muutosviestintä olivat osa teoreettista viitekehystä, sillä ne ovat osa muutosjohtamista.

Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisenä tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin kyselylomakkeella, jossa oli määrällisiä viisiportaisia likert-asteikollisia kysymyksiä sekä laadullisesti mitattavia avoimia kysymyksiä. Laadulliset vastaukset analysointiin sisällönanalyysimenetelmällä teemoitellen. Määrälliset tulokset analysointiin käyttämällä tilastollisia menetelmiä.

Tutkimuksen tulosten mukaan raaka-ainehankintaosaston sekä raaka-ainevastaanotto-osaston valmius kohdata muutos oli hyvällä tasolla. Erityisesti henkilöstön luottamus omiin taitoihin ja kykyyn omaksua tuleva muutos oli hyvällä tasolla. Epävarmuutta muutoksessa aiheutti henkilöstön ulkopuolelta tulevat asiat, kuten koulutuksen järjestäminen, kommunikaatio projektin johdon kanssa, aikataulu sekä uuden järjestelmän toimivuus verrattuna nykyiseen järjestelmään. Tulosten pohjalta muutoksen sujuvuutta voidaan varmistaa luomalla selkeä aikataulu, prosessikaavio uuden järjestelmän eroista vanhaan sekä kommunikaatiokanavien lisääminen ja niiden käyttäminen.