Hyvityslaskuprosessin kehittämissuunnitelma henkilöstöpalvelualan yritykselle
Löf, Jenna (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051512343
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051512343
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on hyvityslaskuprosessin kehittämissuunnitelman luominen henkilöstöpalvelualan Yritykselle X. Opinnäytetyön tavoitteena oli auttaa toimeksiantajayritystä ymmärtämään paremmin sitä, mistä syystä ja kenelle hyvityslaskuja yrityksessä tehdään. Lisäksi tavoitteena oli nostaa esille kehitysideoita, joilla prosessia voitaisiin kehittää hyvityslaskujen syntymisen ehkäisemiseksi. Opinnäytetyön aihe syntyi toimeksiantajayrityksen toiveiden pohjalta ja muovautui hyvityslaskuprosessin kehittämissuunnitelmaksi myöhemmin projektin kokonaisuutta suunnitellessa.
Kehittämissuunnitelman luominen koostui hyvityslaskudatan analysoinnista, hyvityslaskuihin johtaneiden syiden jäljittämisestä sekä prosessin kehittämisehdotusten luomisesta. Datan analysoinnilla sekä hyvityssyiden jäljittämisellä pyrittiin kartoittamaan hyvityslaskujen syntymisen taustoja sekä vaikuttimia Yrityksessä X. Työssä käytettävä laskuotanta koostui kohdeyrityksessä keväällä 2023 syntyneistä myyntilaskuhyvityksistä.
Työn tietoperusta koostuu laskutuksen- sekä henkilöstöpalveluiden osioista. Laskutuksen osalta työssä perehdytään muun muassa myyntilaskutukseen digitaalisuuden näkökulmasta sekä työn pääteemaan eli hyvityslaskuihin. Henkilöstöpalveluiden osalta työssä taas syvennytään muun muassa henkilöstöpalveluihin toimialana sekä siihen, miten vastuiden jakautuminen ja hinnoittelu henkilöstöalan yrityksessä toimii.
Datan pohjalta ilmenneiden hyvityssyiden vertailu antoi viitteitä siitä, että yleisimpiä hyvityslaskujen syntymisen syitä Yritys X:ssä olisivat virheellisesti kirjatut työvuorot, virheellisesti kirjatut lounastaukomerkinnät sekä poissaolot. Lisäksi selvityksen tulokset viittasivat siihen, että 70 % hyvityslaskuihin johtaneista virheellisistä työvuoroista olisi asiakkaiden itse hyväksymiä. Eniten hyvitetyiksi toimialoiksi osoittautuivat datan analyysin perusteella toimialat C ja A.
Kehityskohteiksi selvityksen pohjalta tunnistettiin tarve vuokratyöntekijöiden lisäperehdyttämiselle, asiakkaiden tehokkaampi ohjeistaminen työvuorojen hyväksymiskäytännöissä sekä työntekijän mobiilisovelluksen toiminnallisuuksien parantaminen. Lisäksi kehityskohteeksi nousi reklamaatio- ja työvuoron korjauskäytäntöjen yhdenmukaistaminen prosessin selkeyttämiseksi.
Kehittämissuunnitelman luominen koostui hyvityslaskudatan analysoinnista, hyvityslaskuihin johtaneiden syiden jäljittämisestä sekä prosessin kehittämisehdotusten luomisesta. Datan analysoinnilla sekä hyvityssyiden jäljittämisellä pyrittiin kartoittamaan hyvityslaskujen syntymisen taustoja sekä vaikuttimia Yrityksessä X. Työssä käytettävä laskuotanta koostui kohdeyrityksessä keväällä 2023 syntyneistä myyntilaskuhyvityksistä.
Työn tietoperusta koostuu laskutuksen- sekä henkilöstöpalveluiden osioista. Laskutuksen osalta työssä perehdytään muun muassa myyntilaskutukseen digitaalisuuden näkökulmasta sekä työn pääteemaan eli hyvityslaskuihin. Henkilöstöpalveluiden osalta työssä taas syvennytään muun muassa henkilöstöpalveluihin toimialana sekä siihen, miten vastuiden jakautuminen ja hinnoittelu henkilöstöalan yrityksessä toimii.
Datan pohjalta ilmenneiden hyvityssyiden vertailu antoi viitteitä siitä, että yleisimpiä hyvityslaskujen syntymisen syitä Yritys X:ssä olisivat virheellisesti kirjatut työvuorot, virheellisesti kirjatut lounastaukomerkinnät sekä poissaolot. Lisäksi selvityksen tulokset viittasivat siihen, että 70 % hyvityslaskuihin johtaneista virheellisistä työvuoroista olisi asiakkaiden itse hyväksymiä. Eniten hyvitetyiksi toimialoiksi osoittautuivat datan analyysin perusteella toimialat C ja A.
Kehityskohteiksi selvityksen pohjalta tunnistettiin tarve vuokratyöntekijöiden lisäperehdyttämiselle, asiakkaiden tehokkaampi ohjeistaminen työvuorojen hyväksymiskäytännöissä sekä työntekijän mobiilisovelluksen toiminnallisuuksien parantaminen. Lisäksi kehityskohteeksi nousi reklamaatio- ja työvuoron korjauskäytäntöjen yhdenmukaistaminen prosessin selkeyttämiseksi.