Helsingin yliopiston vierailijapalvelut -konsepti

Abstract

Artikkelin aiheena oli Helsingin yliopiston vierailijapalvelut -konseptin perustamisen edellyttämät kehittämistoimenpiteet. Tutkimuksessa haettiin ratkaisuja yliopistolle suuntautuvien vierailupyyntöjen ohjaamiseen oikeille tahoille, yliopiston olemassa olevan digitaalisen toimintaympäristön hyödyntämiseen vierailijoiden tarpeisiin ja uuden vierailijoiden tarpeisiin vastaavan digitaalisen sisällön rakentamiseen. Tutkimuksessa tähdättiin myös vierailijapalveluiden aseman määrittelemiseen osana yliopistopalveluiden palveluportfoliota.

Tutkimus toteutettiin hyödyntämällä palvelumuotoilun tuplatimanttimallia, jossa ensimmäiseen timanttiin sisältyvässä tiedonhankintavaiheessa tehtiin benchmarking yliopiston kahteen tärkeimpään konsortioon (LERU, Una Europa) kuuluvien yliopistojen vierailijoille suunnatuista palveluista. Benchmarking toteutettiin hakukonehakujen lisäksi kontaktoimalla em. konsortioihin kuuluvien yliopistojen yhteyshenkilöitä sähköpostitse. Tuplatimanttimallin jälkimmäisen timantin konseptointivaiheessa oli yliopiston vierailutoimintaan liittyvien henkilöiden työpaja.

Tutkimuksen perusteella koottiin kaikkiaan 10 konkreettista toimenpide-ehdotusta, joiden toimeenpanolla käynnistetään varsinainen vierailijapalvelukonseptin rakentaminen. Toimenpiteillä voidaan vähentää vierailuihin liittyvää häiriökysyntää, parantaa käyttäjäkokemusta, edistää käyttäjän läpivirtausta ja viime kädessä vahvistaa yliopiston mainetta ja tunnettuutta.

Artikkeli julkaistaan osana kokoomajulkaisua Tähtäimessä vaikuttavuus, jonka on toimittanut Sari Mattinen

The topic of the article was the development measures required for establishing a basis for the visitor services concept at the University of Helsinki. The research sought solutions for directing visitor requests to the appropriate channels within the University, utilizing the University's existing digital environment to meet the needs of visitors, and constructing new digital content tailored to the needs of visitors. The aim of the research was also to define the position of visitor services as part of the university services portfolio.

The study was conducted using the double diamond service design model. In the information gathering phase of the first diamond, benchmarking was carried out on visitor services of universities belonging to the two main consortia of the university (LERU, Una Europa). Benchmarking was conducted not only through search engine queries but also by contacting the contact persons of universities belonging to the aforementioned consortia via email. In the conceptualization phase of the second diamond of the double diamond model, a workshop was held for personnel involved in the university's visitor activities.

Based on the study, a total of 10 concrete action proposals were compiled, which will initiate the actual development of the visitor service concept. The measures aim to reduce disruptive demand related to visits, improve user experience, promote user flow, and ultimately strengthen the reputation and visibility of the university.

This article is published as part of a collective publication Aiming for Impact, edited by Sari Mattinen