Suorituskyvyn mittariston kehittäminen julkishallinnossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön kehittämistehtävän tarkoituksena on rakentaa suorituskyvyn mittaristo (Key Performance Indicators eli KPI-mittarit) osana tiedolla johtamisen vahvistamista eräälle julkishallinnon organisaatiolle. Mittariston on tarkoitus tukea kohdeorganisaation ylintä johtoa tietoon perustuvassa päätöksenteossa ja tarjota heille visuaalinen työkalu suorituskyvyn seurantaan. Kehittämistehtävä on lähtenyt liikkeelle organisaation tarpeesta luoda yhdessä sovittu ja yhdessä seurattu mittaristo, jonka kautta voidaan viestiä strategian onnistumista koko henkilöstölle ja vahvistetaan tiedolla johtamisen kulttuuria.

Suorituskyvyn mittaristo on osa tiedolla johtamisen kokonaisuutta, jossa keskitytään tietoperustaiseen päätöksentekoon ja johtopäätösten tekemiseen datasta johdetun informaation ja tietämyksen perusteella. Suorituskyvyllä tarkoitetaan organisaation kykyä saavuttaa sille asetetut tavoitteet ja seurannan kautta organisaatio pystyy ymmärtämään, että onko se tavoitteissa vai tuleeko ryhtyä toimenpiteisiin, jotta päivittäinen onnistuminen voidaan turvata. Mittaristo on kokoelma mittareita, jotka kuvaavat jonkin tietyn asian tilaa eli suorituskyvyn kohdalla jotakin esimerkiksi organisaation päivittäisen onnistumisen kannalta kriittistä prosessia.

Opinnäytetyössä käytettiin menetelmänä mittariston käyttöönoton vaiheita, jossa ensin määritellään organisaation strategia, josta johdetaan mittaristoon valittavat mittarit ja tämän jälkeen mittaristo otetaan käyttöön organisaatiossa sekä aloitetaan mittariston säännöllinen validointi sekä ylläpito. Kehittämisen aikana tunnistettiin organisaation kannalta keskeiset tarkasteltavat näkö kulmat kestävä talous, asiakas, sisäiset prosessit, oppiminen ja kehittyminen. Samalla tunnistettiin näihin näkökulmiin liittyvät kriittiset menestystekijät, joiden kautta organisaation hyvä suorituskyky ylläpidetään. Tältä pohjalta päätettiin mittariston ensimmäisen version mittarit.

Mittariston käyttöönoton vaiheiden prosessi osoittautui toimivaksi tavaksi rakentaa kohdeorganisaation ylimmän johdon käyttöön visuaalinen suorituskyvyn mittaristo, joka otettiin osaksi ylimmän johdon kokouskäytäntöjä ja tilannekuvien läpikäyntiä. Jatkokehittämiseksi jäi suunnitellusti mittariston automatisoiminen niin, että tiedon koostaminen voidaan tehdä automaattisesti. Automatisoinnin avulla työpanosta voidaan siirtää tietojen analysoimiseen sekä strategian toteutumisen varmistamiseen yhteisen tilannekuvan avulla.