Lean-ajattelun soveltaminen automatisointiprojektiin

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on tamperelainen yksityinen tilitoimisto, jonka ydinliiketoimintaa ovat ulkoistetut taloushallinnon palvelut. Palvelukokonaisuuteen kuuluvat osto-, myynti- ja matkareskontra, palkanlaskenta sekä kirjanpito. Asiakkuuksia on ympäri Suomen ja niiden koko vaihtelee yksinyrittäjistä tuhansien työntekijöiden pörssiyrityksiin.

Digitalisaation myötä paperikasat ja mappirivistöt katoavat toimistoista. Paperiton toimisto ja pilveen tallentaminen mahdollistaa työskentelyn muualtakin kuin yrityksen sisäverkosta ja helpottaa tiedonsaantia ja löytämistä. Pilveen tallentaminen kuitenkin vaatii selkeitä rakenteita ja pelisääntöjä tallentajille, jotta tieto on oikeassa paikassa, oikeiden käyttäjien näkyvissä ja myös poistettavissa, kun sitä ei ole enää aiheellista säilyttää. Dokumenttien ja tositteiden arkistointi manuaalityönä vaatii tarkkuutta, aikaa ja huolellisuutta.

Kehittämistyön tavoitteena oli luoda palkanlaskentajärjestelmän tarjoaman ominaisuuden avulla standardoitu ja mahdollisimman laajalta osin automatisoitu arkistointiprosessi lakisääteisesti määräajan säilytettäville dokumenteille. Tähän kehittämistyöhön sovellettiin Lean-filosofiaa ja -työkaluja.

Opinnäytetyön teoriaosuus käsittelee Lean-filosofiaa, Lean Six Sigma -parannusmenetelmää ja niiden erilaisia työkaluja. Tarkastelussa on myös se, millaisia toimia lainsäädäntö edellytetään tilitoimistolta, kun luodaan ja säilytetään erilaisia asiakirjoja ja dokumentteja.

Opinnäytetyön käytännön osuudessa puretaan luotu prosessi osiin ja käydään läpi, miten muutokset implementoitiin osaksi päivittäistä tekemistä ja millaisia vaikutuksia sillä on ollut.

The client of this thesis is a private accounting firm from Tampere, whose core business is outsourced financial administration services. The service package includes purchase, sales and travel ledgers, payroll, and accounting. There are customers all over Finland and their size varies from sole traders to listed companies with thousands of employees.

In the digitizing world, piles of paper and rows of folders are disappearing from offices. A paperless office and saving to the cloud enable working from other than the company's intranet and makes it easier to access and find information. However, saving in the cloud requires clear structures and rules for the recorders, so that the information is in the right place, visible to the right users, and can also be deleted when it is no longer appropriate to store it. Archiving documents and receipts as manual work requires precision, time, and care.

The goal of the development work was to create a standardized and, to the greatest extent possible, automated archiving process for documents that are legally required to be kept for a specified period of time using the features offered by the payroll system. The Lean philosophy and tools were applied to this development project.

The theory part of the thesis consists of the Lean philosophy, the Lean Six Sigma improvement method, and their various tools. It was also reviewed what kind of actions the legislation requires from an accounting firm when creating and storing various documents.

In the practical part of the thesis, the created process is broken down into parts and we go through how the changes were implemented as part of daily work and what kind of effects it has had.