Tapahtumakoordinoinnin prosessin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää tapahtumatoimialalla toimivan yrityksen tapahtumakoordinoinnin prosessia. Tutkimuksen avulla selvitettiin prosessin toimivuutta, etsittiin havaittujen haasteiden juurisyitä sekä esitettiin parannusehdotuksia. Tutkimus toteutettiin ja kehitettävät osa-alueet havainnollistettiin pääosin lean-työkalujen avulla, koska tarkoituksena oli ennen kaikkea parantaa prosessin toimivuutta ja tehokkuutta. Leanin avulla voidaan lisäksi parantaa asiakastyytyväisyyttä, henkilöstötyytyväisyyttä sekä palvelun laatua.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentui asiakaspalveluprosessin, prosessien kehittämisen sekä lean-metodologian ympärille. Tutkimuksessa käytetyt lean-työkalut avattiin teorian tasolla sekä käytännössä. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena.

Kehitettävän prosessin ymmärtämiseksi opinnäytetyössä taustoitettiin myös yrityksen toimintaympäristöä ja siinä tapahtuneita muutoksia. Lisäksi itse prosessissa tapahtuneet muutokset, jotka osaltaan ovat aiheuttaneet haasteita, kuvattiin yksityiskohtaisesti.

Tutkimukseen osallistui henkilöitä yrityksen eri toiminnoista ja tasoilta. Tutkimus koostui kyselytutkimuksesta, teemahaastatteluista sekä erilaisista workshopeista. Tutkimuksen perusteella löydettiin juurisyitä neljästä eri pääkategoriasta, joita olivat prosessit, työkalut, tieto ja ihmiset. Tutkimuksessa otettiin kantaa vain niihin juurisyihin, joihin organisaatiolla on mahdollisuus vaikuttaa. Merkittävimmät havaittujen haasteiden juurisyyt liittyivät oman työn johtamiseen, epäselviin roolituksiin, yllättäviin lisätöihin, ohjelmistojen haasteisiin sekä sisäiseen tiedotukseen. Kun juurisyyt oli löydetty, etsittiin niihin ratkaisut. Ratkaisuille etsittiin vastuuhenkilöt ja ne aikataulutettiin.

Tutkimuksen tulokset olivat pääosin odotettuja, eikä suuria yllätyksiä paljastunut. Tutkimuksen tekeminen oli kuitenkin tarpeellista, sillä se auttoi jäsentämään havaintoja ja löytämään niille juurisyitä sekä parannusehdotuksia. Erilaisten työtehtävien parissa työskentelevien osallistuminen tutkimukseen edisti tiimihenkeä. Yksi merkittävä etu tutkimuksesta oli organisaation tiedon lisääntyminen ja avoin keskustelu aiheista. Vaikka mikään organisaatio ei ole täydellinen, halu asioiden parantamiseen yleensä edistää kehitystä eteenpäin. Merkittävä osa muutoksista on tämän tiivistelmän kirjoittamisen hetkellä, vuosi tutkimuksen toteuttamisen jälkeen, tehty. Muutos toiminnassa on havaittavissa.