Matka- ja kuluhallintaprosessin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja yrityksessä oli tunnistettu tarve kehittää matka- ja kuluhallintaprosessia perustuen hyväksyttäväksi tulevien virheellisten tai puutteellisten matka- ja kululaskujen suureen määrään. Opinnäytetyö oli osa laajempaa kehittämistyötä, jonka tarkoituksena oli matka- ja kuluhallintaprosessin sujuvoittaminen ja chatbotin käyttöönotto. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää matka- ja kuluhallintaprosessin ongelmakohtia ja niihin johtaneita syitä. Tavoite oli syvällisen ja kokonaisvaltaisen ymmärryksen avulla löytää kehittämiskohteita matka- ja kuluhallintaprosessin sujuvoittamiseksi sekä rakentaa kehittämistyötä tukeva demo chatbot.

Opinnäytetyö tutkimus toteutettiin monimenetelmällisenä tapaustutkimuksena. Teoreettinen viitekehys koottiin matka- ja kuluhallintaprosessia sekä taloushallinnon prosessien kehittämistä automaatio ja tekoälyratkaisu painotteisesti käsittelevästä teoriasta. Teoriaperustasta ja tutkimuskysymyksistä johdettiin tutkimuksen kvantitatiivinen kyselytutkimus, joka toteutettiin kokonaistutkimuksena toimeksiantaja yrityksen matka- ja kululaskuja tekevälle henkilöstölle. Kvantitatiivista tutkimusta kompensoitiin, täydennettiin ja syvennettiin kvalitatiivisella tutkimuksella, joka toteutettiin ryhmäteemahaastatteluna toimeksiantaja yrityksen talouden asiantuntijoille. Tutkimusaineistoa täydennettiin keräämällä tilastotietoa hyväksyntään saapuneiden ja korjausta tai täydennystä vaatineiden matka- ja kululaskujen suhteesta ja virheiden syistä.

Tutkimuksella osoitettiin toimeksiantajan matka- ja kuluhallintaprosessin perusasioiden olevan kunnossa, mutta selkeitä kehittämiskohteita myös havaittiin. Tärkeimpinä kehittämisehdotuksina tuloksista nousivat yksityiskohtaisemmat ja esimerkkejä sisältävät ohjeet, ohjeiden sijainti ja löydettävyys, terminologian, kululajien ja verovapaiden korvausten edellytysten selkeyttäminen, matka- ja kuluhallintajärjestelmän integraatio, automaatio ja selkeytys sekä projektiohjeistus. Jatkotutkimusehdotuksiksi muodostuivat tutkia kehittämistyön onnistumista tai chatbotin käyttöönoton jälkeisiä vaikutuksia matka- ja kuluhallintaprosessin sujuvuuteen esimerkiksi vuoden päästä.

The client organisation for the thesis has identified a need to develop a travel and expense management process due to the large amount of erroneous or incomplete travel and expense reports. The thesis was part of a broader development work the purpose of which was to streamline the travel and expense management process and introduce a chatbot. The purpose of the thesis was to identify problem points within the travel and expense management process and the underlying causes. The objective was to find areas for development in the travel and expense management process through in-depth and comprehensive understanding and to build a demo chatbot to support the development work.

The thesis research was conducted as a mixed method case study. The theoretical framework was compiled from theory focusing on travel and expense management processes and the development of financial management processes with an emphasis on automation and artificial intelligence solutions. Theoretical framework and research questions led to a quantitative survey, which was conducted as a comprehensive study among the personnel of the client organisation who make travel and expense reports. The quantitative research was complemented, supplemented, and deepened by qualitative research, which was conducted as a group thematic interview with financial experts from the client organisation. The research data was supplemented by collecting statistical information on the proportion of travel and expense reports received for approval and the reasons for errors requiring correction or supplementation.

The research demonstrated that the basic elements of the client organisation's travel and expense management process were in order, but clear areas for improvement were also identified. The most important development suggestions arising from the results were more detailed instructions with examples, the location of easy access to the instructions, clarification of terminology, expense categories and eligibility for tax-free reimbursements, integration, automation and clarification of the travel and expense system as well as project guidance. The further research proposals were to investigate the success of the development work or the impact of the implementation of the chatbot on the travel and expense management process, for example one year later.