Tilaus-toimitusprosessin kartoitus ja työohje

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa terveydenhuoltoalalla toimivan yrityksen laitteistojen tilaus-toimitusprosessi ja laatia uuden laatujärjestelmämallin mukainen työohjeen runko prosessin eri työvaiheiden erillistyöohjeita varten.

Laatujärjestelmän muuttumisen vuoksi paikallisesti ylläpidettävät laatujärjestelmän asiakirjat eivät enää vastanneet nykytarpeita. Opinnäytetyössä tarkasteltua, organisaation eri toimintojen läpi ulottuvaa moniammatillista prosessia ei myöskään ollut aiemmin kartoitettu kokonaisuudessaan. Prosessin eri vaiheista oli laadittu työohjeita kirjallisessa muodossa vain niukasti, eivätkä ne vastanneet uusia vaatimuksia. Tästä aiheutui väärinkäsityksiä ja viiveitä tiedonkulussa etenkin eri toimintojen välillä sekä haasteita uusien henkilöiden perehdytyksessä.

Tavoitteen saavuttamiseksi tehtiin selvitys prosessin nykytilasta, kartoitettiin roolit ja vastuut sekä työohjeisiin liittyvät tarpeet haastattelemalla prosessia tuntevia työntekijöitä. Kirjallisuudesta etsittiin parhaita käytänteitä liittyen havaittuihin ongelmiin ja prosessiympäristön ymmärtämiseen. Laatujärjestelmän asettamiin vaatimuksiin perehdyttiin tustumalla ISO -johtamisjärjestelmän edellyttämään dokumentointiin. Lisäksi tutustuttiin tiedonkulun haasteisiin moniammatillisissa prosesseissa. Toimivan työohjeen laatimista varten etsittiin parhaita käytänteitä.

Opinnäytetyön lopputuloksena laadittiin kuvaus kokonaisprosessista ja standardoidun mallin mukainen työohjeen runko, jonka avulla prosessiin liittyviä yksittäisiä työohjeita hallitaan. Työohjeen rungon liitteeksi laadittiin RACI-taulukko työtehtävien ja niiden vastuiden esittämiseksi. Liitteiksi on tarkoitus koota myöhemmin myös yksittäisistä työtehtävistä laadittavat erilliset työohjeet. Lopputulos auttaa varmistamaan yrityksen vaatimustenmukaisuuden toteutumista ja paikkaa nykytila-analyysissä tunnistettuja ohjeistukseen, tiedonkulkuun ja viestintään sekä avaintietojen puutteisiin liittyviä heikkouksia. Prosessikuvaus ja työohjeet parantavat tilaus-toimitusprosessin sujuvuutta, millä on myönteinen vaikutus organisaation työtyytyväisyyteen sekä toimitusten ennustettavuuden ja täsmällisyyden parantumisen myötä asiakastyytyväisyyteen.